তথ্যপ্রযুক্তির এই যুগে যেকোনো অফিস কিংবা প্রতিষ্ঠান পরিচালনায় ডিজিটাল প্রযুক্তির ব্যবহার খুবই স্বাভাবিক হয়ে উঠছে। অফিস পরিচালনা থেকে শুরু করে অফিসের কর্মী ব্যবস্থাপনা, সবখানেই ডিজিটাল প্রযুক্তির ছোয়া লেগেছে। এমনকি সরকারি প্রতিষ্ঠানগুলোও এর ব্যতিক্রম নয়! বর্তমানে বেশকিছু সরকারি প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের নৈমিত্তিক ছুটির আবেদনও ডিজিটাল মাধ্যমে সম্পন্ন হচ্ছে। সামনের দিনগুলোতে সরকারি প্রতিষ্ঠানের নৈমিত্তিক ছুটির আবেদন করতে কাগজে ব্যবস্থা আর থাকবে না। পুরো প্রক্রিয়াটি ডিজিটালি সম্পন্ন হবে খুব অল্প সময়ের মধ্যে। এতে কর্মীদের কষ্ট ও সময় কমবে, সাথে প্রতিষ্ঠানগুলোর ম্যানেজমেন্ট কর্মীদের ছুটির নির্ভুল হিসাব রাখতে পারবে।
সরকারি প্রতিষ্ঠানগুলোতে এই সময় উপযোগী পরিবর্তনে এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার হাজিরা গুরুত্বপূর্ণ ভুমিকা রাখতে পারে। কারণ, হাজিরা বাংলাদেশের সবচেয়ে সহজ ও সাশ্রয়ী এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ্লিকেশনগুলোর মধ্যে একটি। চলুন দেখে আসি হাজিরা অ্যাপটি কীভাবে সরকারি প্রতিষ্ঠানের নৈমিত্তিক ছুটির আবেদনকে সহজ ও ঝামেলামুক্ত করতে পারে।
ব্লগে যা থাকছে-
সরকারি অফিসগুলোতে নৈমিত্তিক ছুটির আবেদনে বিড়ম্বনা!
দেশের বেশিরভাগ সরকারি অফিসগুলোতে এখনও কাগুজে পদ্ধতিতে নৈমিত্তিক ছুটির আবেদন করতে হয়। এই প্রক্রিয়ায় ছুটির আবেদন করতে কর্মীদের পোহাতে হয় অনেক ঝামেলায়, আর প্রতিষ্ঠানগুলোর ম্যানেজমেন্টকেও পড়তে হয় বিড়ম্বনায়।
১. কাগুজে ছুটির আবেদন প্রক্রিয়া সময়সাপেক্ষ: এক্ষেত্রে কর্মীদের হাতে লিখে বা ফর্ম পূরণ করে নৈমিত্তিক ছুটির আবেদন জমা দিতে হয়। এরপর অনেক সময় আবেদনটি বিভিন্ন টেবিলে টেবিলে ঘুরতে থাকতে দেখা যায়। মানে প্রক্রিয়াটি যেমন ঝামেলার তেমনি সময়সাপেক্ষ।
২. হাতে লিখার কারণে ভুল-ত্রুটি থাকতে পারে: যেহুতু হাতে লেখা হয়, তাই অফিসে ছুটির জন্য আবেদন পত্রগুলোতে ভুল-ত্রুটি থাকার সম্ভাবনা বেশি থাকে।
৩. ছুটির হিসাবের স্বচ্ছতা বজায় রাখা কঠিন: কাগুজে ব্যবস্থায় পরিচালিত অফিসগুলোতে ছুটির হিসাবের রেকর্ড রাখা এটি বড় চ্যালেঞ্জ। ফলে স্বচ্ছতা বজায় রাখা কঠিন হয়ে পড়ে।
৪. চুক্তিভিত্তিক বা রিমোট কর্মীদের জন্য বাড়তি ঝামেলা: এখন বিভিন্ন সরকারি অফিসেও চুক্তিভিত্তিক এবং রিমোট কর্মী নিয়োগ দেয়া হয়। এক্ষেত্রে তাদের প্রতিবার নৈমিত্তিক ছুটির আবেদন করতে অফিসে আসাটা বাড়তি একটি চাপ।
সরকারি অফিসগুলোতে কেনো ডিজিটাল সল্যুশন দরকার?
উপরে উল্লিখিত বিড়ম্বনাগুলোর দিকে নজর দিলে এই প্রশ্নের উত্তর সহজেই পাওয়া যায়! সরকারি প্রতিষ্ঠানের নৈমিত্তিক ছুটির আবেদন, অনুমোদন ও রেকর্ড রাখতে ডিজিটাল সল্যুশন যা দেবে-
- ঝামেলা ছাড়াই অল্প সময়ে ছুটির আবেদন করার সুবিধা
- ছুটির দরখাস্ততে ভুল-ভ্রান্তি প্রায় থাকবে না
- দুই পক্ষ থেকেই ছুটির হিসাব রক্ষণে স্বচ্ছতা বজায় থাকবে
- যেকোনো সময় যেকোনো জায়গা থেকে ছুটির আবেদন করার সুবিধা
অফিসের নৈমিত্তিক ছুটির আবেদন এর ডিজিটাল সল্যুশন ‘হাজিরা’
হাজিরা একটি এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ্লিকেশন। কর্মী ব্যবস্থাপনার অন্যান্য অনেক ফিচারের সাথে হাজিরা’তে ছুটির আবেদন, অনুমোদন ও রিপোর্ট সবকিছু এক অ্যাপে সম্পাদন করার সুবিধা আছে। কর্মীদের নৈমিত্তিক ছুটির আবেদন করতে হাজিরা’য় পাবেন-
১. কোন ধরনের কাগুজে ব্যবস্থা ছাড়াই ছুটির আবেদন
এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ হাজিরা’তে কোন ধরনের হাতে লেখা আবেদনের প্রয়োজন নেই। পুরো প্রক্রিয়াটিই সম্পন্ন হয়ে ডিজিটালি। আর এজন্য হাজিরা’য় আছে-
- সহজ ব্যবহারবিধি এবং ইউজার ফ্রেন্ডলি ইন্টারফেস
- নৈমিত্তিক ছুটির আবেদন অনুমোদনের প্রক্রিয়াটিও স্বয়ংসম্পন্ন
- ছুটির আবেদনটির সকল আপডেট তাৎক্ষণিকভাবে জানা যায়
- ছুটির নির্ভুল হিসাব কর্মীদের প্রোফাইলে যুক্ত হয়
২. হাজিরা’য় ছুটির জন্য আবেদন হবে এক মিনিটে!
যেকোন প্রতিষ্ঠানের একজন কর্মী মাত্র এক মিনিটে হাজিরা’য় একটি ছুটির আবেদন করতে পারবেন। কারণ-
- হাজিরা’য় ছুটির আবেদনের ফর্মটির বেসিক তথ্যগুলো অটো পূরণ করা থাকে।
- কর্মীদের শুধুমাত্র নৈমিত্তিক ছুটির আবেদন এর কারণটি লিখে, তারিখ দিয়ে সাবমিট করতে হয়।
- সাবমিট করার সাথে সাথেই আবেদনটি যথাযথ কতৃপক্ষের নিকট মেইল এবং নোটিফিকেশন আকারে চলে যাবে।
- এরপর কর্মী তার আবেদনটি অনুমোদন কিংবা বাতিলের হলে মেইল কিংবা নোটিফিকেশনের মাধ্যমে জানতে পারবেন।
৩. প্রতিষ্ঠানের পলিসি অনুযায়ী ভিন্ন ভিন্ন ছুটির নীতিমালা তৈরি
হাজিরা’য় প্রতিষ্ঠানের পলিসি অনুযায়ী ভিন্ন ভিন্ন ছুটির নীতিমালা তৈরি করা যায়। কর্মীরা অ্যাপের লিভ ম্যানেজমেন্ট ফিচারে গেলে প্রতিষ্ঠানের ছুটির নীতিমালা দেখতে পাবেন। সে অনুযায়ী তারা নৈমিত্তিক ছুটির আবেদন করতে পারবেন। কর্মী অসুস্থাতজনিত ছুটি নিচ্ছেন নাকি বাৎসরিক ছুটি নিচ্ছেন নাকি ক্যাজুয়াল ছুটি নিচ্ছেন সেটার উপর ভিত্তি করে লিভ বা ছুটির ব্যালেন্স আপডেট হয়ে যাবে অটোমেটিক।
হাজিরা অ্যাপটি সরকারি অফিসে যে পরিবর্তন নিয়ে আসবে
দেশের সরকারি অফিস পরিচলনায় ইতিমধ্যেই অনেক পরিবর্তন লক্ষণীয়। এগুলোর সাথে হাজিরা অ্যাপটির সংযোজন অফিসের এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্টকে আমূল বদলে দেবে। শুধু নৈমিত্তিক ছুটির আবেদন ক্ষেত্রেই নয়, হাজিরা শিফট প্ল্যানিং, পে-রোল, ইন-আউট, ডকুমেন্ট সংরক্ষণ, ডিজিটাল চুক্তি সাক্ষর ইত্যাদি বিভিন্ন বিষয়েও অফিসের ম্যানেজমেন্টকে সাহায্য করে।
- ১. অফিসের কর্মীদের কার্যকারিতা বৃদ্ধি করে এবং প্রশাসনিক কাজগুলোকে সহজ করে।
- ২. যেকোন বিষয়ের তথ্যগত নির্ভুলতা নিশ্চিত করে। সকল তথ্য ক্লাউড সার্ভারে সংরক্ষিত থাকে, ফলে ডেটা হারিয়ে যাওয়ারও ভয়ে থাকে না।
- ৩. প্রতিষ্ঠানের কর্মী ও ব্যবস্থাপনা টিমের মাঝে স্বচ্ছতা আনয়ন করে তাদের মাঝে সুসম্পর্ক বজায় রাখতে সহায়তা করে।
- ৪. হাজিরা অ্যাপ ব্যবহার করে যেকোনো স্থান থেকে, যেকোনো সময়ে ছুটির আবেদন সহ বিভিন্ন সুবিধা নেয়া যায়। এতে কর্মী ও প্রতিষ্ঠান উভয়ই লাভবান হয়।
- ৫. ছুটি, কাজের শিফট, ইন-আউট এবং পে-রোল সংক্রান্ত বিভিন্ন নোটিফিকেশন কর্মীদের আপডেট থাকতে সহায়তা করে।
- ৬. একটি প্ল্যাটফর্ম থেকেই নৈমিত্তিক ছুটির আবেদন এর মতো আরও অনেক ডিজিটাল সুবিধা পাওয়া যায়। এবং অ্যাপটি মোবাইলেও ব্যবহার করা যায়।
হাজিরা’র ৩০ দিনের ফ্রি ট্রায়াল শুরু করুন আজই!
তাই, বাংলাদেশের সরকারি প্রতিষ্ঠানগুলোতে নৈমিত্তিক ছুটির আবেদন ও অনুমোদন হোক ডিজিটালি! সাথে সাথে এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট এর বিভিন্ন কাজ আরও সহজে এবং কম সময়ে সম্পাদন করার জন্য হাজিরা অ্যাপ ব্যবহার করা যেতে পারে।
সহজ তিনটি ধাপে হাজিরা’তে যাত্রা শুরু করুন!
১ম ধাপ- হাজিরা’তে রেজিস্ট্রেশন বা সাইন আপ করুন:
প্রথমেই কোম্পানির মালিক হিসেবে রেজিস্ট্রেশন করে হাজিরা’য় আপনার জার্নি শুরু করুন। রেজিস্ট্রেশনের পরেই আপনার ইনবক্সে একটি ভেরিফিকেশন মেইল যাবে, এটি দিয়ে আপনার ই-মেইলটি ভেরিফাই করতে হবে।
(ভেরিফিকেশন মেইলটি আপনার ইনবক্সে না পাওয়া গেলে অনুগ্রহ করে স্প্যাম ফোল্ডারে চেক করুন।)
২য় ধাপ- আপনার কোম্পানি সেট-আপ করুন:
ভেরিফিকেশন সম্পন্ন হলে লগইন করুন। এবার আপনার কোম্পানি বা ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনীয় সকল তথ্য দিয়ে হাজিরা’য় আপনার কোম্পানি সেট-আপ করুন।
৩য় ধাপ- হাজিরা’র বিভিন্ন ফিচার উপভোগ করুন:
এরপর আপনি হাজিরা’র ড্যাশবোর্ডটি দেখতে পাবেন। হাজিরা’র বিভিন্ন ফিচার উপভোগ করুন সহজে এবং সাশ্রয়ী দামে! হাজিরা’র ওয়েব এবং মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন, দুটোই আছে।
ওয়েব অ্যাপ্লিকেশন: আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রশাসনিক কাজগুলো সম্পাদন করার জন্য ওয়েব অ্যাপ্লিকেশনটি ব্যবহার করতে হবে।
হাজিরা ওয়েব অ্যাপ্লিকেশন
মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন: হাজিরা’র মোবাইল অ্যাপ আপনার প্রতিষ্ঠানের দৈনন্দিন কাজগুলো পরিচালনা করা আরও সহজ করবে। এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট আরও সহজ করতে ডাউনলোড করুন হাজিরা’র মোবাইল অ্যাপ-
হাজিরা অ্যাপের সকল কার্যক্রম সম্পর্কে বিস্তারিত জানতে ডেমো ভিডিও দেখুন-
Demo of Hazira- Employee Management Application
৩০ দিনের ফ্রি ট্রায়াল!
হাজিরা’য় আপনি চাইলেই প্রথম ৩০ দিন ফ্রি ট্রায়াল শুরু করতে পারেন। তারপর প্রয়োজন মতো আপনার ব্যবসার জন্য প্যাকেজ নিয়ে ব্যবসায় সফলতা অর্জন করুন। তাহলে আর দেরি না করে চলে আসুন হাজিরা’য়!
একটি ভালো লিভ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ব্যবহার করা কেন জরুরি তা জানতে আরও পড়ুন-
