বর্তমান সময়ের যেকোন ব্যবসা প্রতিষ্ঠান বা কর্মক্ষেত্র পৃথিবীর অন্যতম গতিশীল জায়গা হিসেবে বিবেচিত হয়! নিত্য নতুন প্রযুক্তি আর সূক্ষ্ম দক্ষতার প্রতিযোগিতা এই গতিময়তার প্রধান কারণ। এই অবস্থায় একটি প্রতিষ্ঠানের মালিক কিংবা একজন এইচআর অফিসার হিসেবে আপনাকেও নিশ্চয়ই কর্মী ব্যবস্থাপনার বিভিন্ন ডিজিটাল টুলগুলোতে অভ্যস্থ হতে হচ্ছে! এমনই একটি গুরুত্বপূর্ণ ডিজিটাল টুল হলো- এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (EMS)।
এই টুলগুলো বিশ্বব্যাপী কর্মী ব্যবস্থাপনায় এক নীরব বিপ্লব ঘটিয়েছে! ডিজিটাল বাংলাদেশেও এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (EMS) ব্যবসা প্রতিষ্ঠানগুলোর জন্য গেম-চেঞ্জার হিসেবে বিবেচিত হচ্ছে। তাই আমাদের আজকের এই লেখায় আমরা আলোচনা করবো- এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কী এবং কেন ব্যবহার করবেন? এরপরেই জানবো, যে ৭টি কারণে আপনার প্রতিষ্ঠানে ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ব্যবহার করা জরুরি।
এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কী?
সহজভাবে বললে, এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (ইএমএস) মূলত একটি সফটওয়্যার। যে সফটওয়্যারের মাধ্যমে আপনি আপনার ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের এইচআর বা হিউম্যান রিসোর্স সম্পর্কিত বহুমুখী কাজকর্ম সম্পাদন করতে পারবেন।
একটি সফটওয়্যারের মাধ্যমেই আপনি কর্মীদের নিয়োগ থেকে বেতন ব্যবস্থাপনা করতে পারবেন। কর্মীদের টাইম ম্যানেজমেন্ট, প্রতিদিনের ইন-আউট, লিভ ম্যানেজমেন্ট, শিফট ম্যানেজমেন্ট, একাধিক ব্র্যাঞ্চ ম্যানেজমেন্টের পাশাপাশি কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন এবং উৎপাদনশীলতাও যাচাই করতে পারবেন। একজনে পেশাদার এইচআর অফিসার বা মালিক প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজন মতো এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম তৈরিও করে বা কাস্টমাইজ করে নিতে পারেন।
বাংলাদেশি কোম্পানির জন্য এমনই একটি এইচআর সফটওয়্যার হলো- হাজিরা। আপনার প্রতিষ্ঠানের কর্মী ব্যবস্থাপনার মহাগুরুত্বপূর্ণ দায়িত্ব দেশের সেরা এইচআর ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ‘হাজিরা’র উপর দিয়ে নিশ্চিন্ত থাকতে পারেন! কারণ, হাজিরা আপনার প্রতিষ্ঠানের সবচেয়ে জটিল ও কষ্টসাধ্য কাজটিকে করে তুলবে সহজ ও ইফেক্টিভ!
যে ৭টি কারণে এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম অবশ্যই ব্যবহার করবেন
ছোট বড় কিংবা মাঝারি, আপনার প্রতিষ্ঠানের আকার যেমনই হোক একটি কার্যকর এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম প্রাতিষ্ঠানিক সাফল্যের জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। একটি সুগঠিত কর্মী ব্যবস্থাপনা সিস্টেম শুধুমাত্র কর্মীদের উৎপাদনশীলতাই বাড়ায় না, বরং একটি ইতিবাচক কাজের পরিবেশও গড়ে তোলে। আপনি একজন অভিজ্ঞ এইচআর প্রফেশনাল বা একজন ছোট ব্যবসার মালিক হোন না কেন, এটি ব্যবহার করে কর্মীদের সন্তুষ্টি এবং কর্মক্ষমতায় উল্লেখযোগ্য পরিবর্তন আনতে পারেন।
বিশেষ করে ছোট ব্যবসার জন্য এমপ্লয়ি ম্যাানেজমেন্ট অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখতে পারে। চলুন দেখে আসি, যে ৭টি কারণে আপনার প্রতিষ্ঠানে অবশ্যই একটি ভালো এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম থাকা জরুরি-
০১. এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এইচআর সংক্রান্ত সকল কাজকে সহজ ও সাশ্রয়ী করবে
একটু খেয়াল করে দেখুন, প্রতিষ্ঠান পরিচালনার এমন কিছু কাজ আছে যেগুলো একইভাবে প্রতিদিন বা প্রতিনিয়ত আপডেট করতে হয়। যেমন- কর্মীদের উপস্থিতি রেকর্ড, ইন-আউট টাইম রেকর্ড, মাসিক বেতন, ছুটির ট্র্যাকিং ইত্যাদি। একটা সময় এই কাজগুলো পরিচালনার জন্য একজন এইচআর ম্যানেজারকে প্রচুর সময় ও শ্রম দিতে হতো। কিন্তু এখন একটি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম থাকলেই আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে নিমিশেই এই কাজগুলো করতে পারবেন। সময়, শ্রম ও খরচ সবই সাশ্রয় হবে! ফলে মালিক এবং এইচআর ম্যানেজার প্রতিষ্ঠানের কৌশলগত দিকগুলো এবং নতুন আইডিয়া নিয়ে কাজ করার সুযোগ পায়।
০২. এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম প্রাতিষ্ঠানিক কাজে কর্মীদের অংশগ্রহণ বাড়াতে সহায়তা করে
আপানার প্রতিষ্ঠানের কর্মীরা প্রতিষ্ঠানের প্রতি আরও অনুগত থাকবে এবং আরও উৎপাদনশীল হয়ে উঠবে এটাই তো চাওয়া। তো এটা নিশ্চিত করবেন কীভাবে? একটি ভালো এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম প্রতিষ্ঠানিক কাজে কর্মীদের অংশগ্রহণ বাড়াতে সহায়তা করবে!
কারণ, এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারটি মূলত একটি সেলফ-সার্ভিস পোর্টাল। যেখানে সকল কর্মীরা নিয়মিত ডেটা ইনপুট করতে পারবে এবং আপডেট তথ্য দেখতে পারে। এছাড়া বিভিন্ন ইস্যুতে প্রয়োজনীয় ফিডব্যাক বা মতামত আদান প্রদানের মাধ্যমে এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কর্মীদের নিজস্ব ক্ষমতায়ণ ও উন্নয়নে সক্রিয়ভাবে অংশগ্রহণ করার সুযোগ তৈরি করে।
০৩. কর্মীদের কাজের সময় এবং উপস্থিতি ট্র্যাকিং করার সুবিধা
প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের উপস্থিতি বা অ্যাটেনডেন্স পর্যবেক্ষণ এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের একটি গুরুত্বপূর্ণ দিক। বিশেষ করে চুক্তিভিত্তিক কর্মীদের সাথে কাজের জন্য এটা বেশি কাজে দেয়। একটি এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম টাইম ট্র্যাকিং প্রক্রিয়াগুলোকে স্বয়ংক্রিয় করে ম্যানুয়াল টাইম রেকর্ডের প্রয়োজনীয়তা দূর করে।
০৪. কর্মীদের উৎপাদনশীনতা বৃদ্ধি করে সময়, শ্রম এবং খরচ বাঁচায়
সোসাইটি ফর হিউম্যান রিসোর্স ম্যানেজমেন্ট (এসএইচআরএম) কর্তৃক পরিচালিত একটি সমীক্ষা অনুসারে, এইচআর প্রযুক্তি বা এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট টুল ব্যবহার করে এমন প্রতিষ্ঠানগুলো উৎপাদনশীলতার দিক থেকে প্রায় ২২% এগিয়ে আছে। মানে, ম্যানুয়াল পদ্ধতিগুলো বাদ দিয়ে এবং প্রতিষ্ঠানের ডেটা সেন্ট্রালাইজড করার মাধ্যমে ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম একজন HR ম্যানেজারকে আরও দক্ষতার সাথে কাজ করার সুযোগ দিচ্ছে। এবং উল্লেখযোগ্য সময়, শ্রম এবং খরচ সাশ্রয় করছে।
০৫. কমপ্লায়েন্স বা উন্নত কর্মপরিবেশ নিশ্চিত এবং অনাকাঙ্ক্ষিত আইনি জটিলতা ও বিরোধের ঝুঁকি কমায়
জাতীয় শ্রম আইন, কোম্পানির পলিসি এবং কর্মীদের চাহিদা সমন্বয় করে সকলকে খুশি রাখা একটি চ্যালেঞ্জ। অনেক সময় অনাকাঙ্ক্ষিত বিরোধ প্রতিষ্ঠানকে আইনি জটিলতার মধ্যে ফেলে দেয়। একটি এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের মানব সম্পদ ব্যবস্থাপনা সংক্রান্তু প্রায় সকল কাজ স্বয়ংক্রিয়ভাবে সম্পাদন করা যায়। ফলে প্রতিটি প্রতিবেদন বা রিপোর্ট থাকে নির্ভুল। সরকারি ভ্যাট ট্যাক্স পরিশোধ করতে কোন ঝামেলা থাকে না।
আপানার প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের বেতন বোনাস, কর্মঘন্টা ইত্যাদি সংক্রান্ত বিরোধের ঝুঁকি সবসময়ই থাকে। কিন্তু এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম থাকা মানে সকল তথ্য সকলের কাছে থাকা, ফলে বিরোধের সম্ভাবনাও কমে আসে। মাল্টিন্যাশনাল প্রফেশনাল সার্ভিস নেটওয়ার্ক ‘ডেলয়েট’ (Deloitte) এর একটি রিপোর্ট অনুসারে, HR সফটওয়্যার ব্যবহারকারী প্রতিষ্ঠানগুলো কমপ্লায়েন্স বা উন্নত কর্মপরিবেশ ইস্যুতে ৪০% ঝুঁকি কমিয়ে ফেলেছে।
০৬. তথ্য নির্ভর সিদ্ধান্ত নিতে সহায়তা করে
আজকের এই তথ্যপ্রযুক্তি নির্ভর যুগে সঠিক তথ্য সবচেয়ে মূল্যবান। প্রতিষ্ঠানের কৌশলগত দিক নির্দেশনা ঠিক করতে হলেও প্রয়োজন তথ্য নির্ভর সিদ্ধান্ত নেয়ার ব্যবস্থা। আর এটি নিশ্চিত করবে এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম। এইচআর ম্যানেজার প্রতিষ্ঠানের কর্মী নিয়োগ থেকে বাৎসরিক রিপোর্ট সহ করল তথ্য মুহূর্তেই দেখতে পাবেন। ফলে কর্মী সংক্রান্ত যেকোন সিদ্ধান্ত নেয়া অনেক সহজ হয়ে যায়।
ম্যানেজমেন্ট কনসাল্টিং কোম্পানি ‘ম্যাককিন্সি অ্যান্ড কোম্পানি’ (McKinsey & Company) এর একটি সমীক্ষায় দেখা গেছে- যেসকল প্রতিষ্ঠান ডেটা বা তথ্য নির্ভর সিদ্ধান্ত নেয় তাদের কাস্টমার বা গ্রাহক পাওয়ার সম্ভাবনা ৩৫% বেড়ে যায় এবং সেই গ্রাহকদের ধরে রাখার সম্ভাবনাও প্রায় ৬ গুণ বৃদ্ধি পায়। তাহলে তো বুঝতেই পারছেন, যে কোম্পানির গ্রাহক বেশি তাদের ব্যবসা বেশি, আর ব্যবসা বেশি মানে মুনাফা বেশি, আর মুনাফা বেশি মানেই কর্মীদের ভালো বেতন, সুযোগ-সুবিধা এবং ভালো ভবিষ্যৎ!
০৭. প্রতিষ্ঠান ও কর্মীদের নুতন নুতন চাহিদা বুঝতে এবং সময়োপযোগী সিদ্ধান্ত নিতে সহায়তা করে
কর্মীদের দক্ষতা বৃদ্ধির লক্ষ্যে নতুন নতুন প্রশিক্ষণ বা ট্রেনিংয়ের ব্যবস্থা এখন খুবই স্বাভাবিক একটি ব্যাপার। এইচআর অফিসারা নিজের কর্মীদের জন্য প্রয়োজনীয় ট্রেনিং খুঁজে বের করেন। কিন্তু কীভাবে? উত্তর সহজ, এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ব্যবহার করার কারণে তিনি তার কর্মীদের কাজ ও দক্ষতার চিত্রটি রিপোর্ট আকারে দেখতে পান। তাই কোন টিম বা কর্মীর কেমন ট্রেনিং প্রয়োজন বা কোন কর্মীর ব্যাপারে কেমন সিদ্ধান্ত নিতে হবে সেটা তিনি ডেটা বিশ্লেষণ করেই বুঝতে পারেন। এজন্যই প্রতিষ্ঠান ও কর্মীদের নুতন নুতন চাহিদা বুঝে সময়োপযোগী সিদ্ধান্ত নিতে একটি এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের কোন বিকল্প নেই।
এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের কোন বিকল্প নেই!
এখানে আমরা মাত্র ৭টি বিষয় তুলে ধরেছি। তবে এর বাহিরেও অনেক বিষয় আছে যা আপনাকে এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ব্যবহারের উপকারিতা তুলে ধরতে পারে। বিশেষ করে বাংলাদেশে এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ব্যবহার করার প্রয়োজনীয়তা দিন দিন বাড়ছে। এইচআর অফিসার তথা কোম্পানির সময়, শ্রম ও খরচ কমাতে এর কোন বিকল্প নেই! তাই আপনার প্রতিষ্ঠানের বিকাশ এবং কর্মীদের সন্তুষ্টি অব্যাহত রাখতে দেশের সবচেয়ে সহজ ও সাশ্রয়ী এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার হাজিরা ডাউনলোড করে ব্যবহার শুরু করুন।
