অফিস পরিচালনা ব্যয় কমানো যেকোনো প্রতিষ্ঠানের জন্য একটি চ্যালেঞ্জ। বিশেষ করে ছোট ও মাঝারি আকারের ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠানগুলোর জন্য এটি আরও বেশি প্রাসঙ্গিক হয়ে ওঠে। এই প্রতিষ্ঠানগুলোতে অফিস পরিচালনা ব্যয় সঠিকভাবে নিয়ন্ত্রণ করতে না পারলে প্রতিষ্ঠানের লভ্যাংশ কমে যায়। তাছাড়া প্রতিটি ব্যবসার একটি নির্দিষ্ট বাজেট থাকে এবং সঠিকভাবে ব্যয় ব্যবস্থাপনা না করলে লাভ কমে যেতে পারে। অফিস পরিচালনা ব্যয় কমানো মানে শুধুমাত্র খরচ কমানো নয়, বরং ব্যবসার উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি করা।
এই ব্লগে আমরা অফিস পরিচালনা ব্যয় কমানোর ৭টি কার্যকরী কৌশল নিয়ে আলোচনা করব। এছাড়াও, এইচআর টিম এবং এইচআর সফটওয়্যার এর ভূমিকা নিয়েও আলোচনা করা হবে।
ব্লগে যা থাকছে-
১. ডিজিটাল প্রযুক্তির ব্যবহার বাড়ান
প্রযুক্তির সাহায্যে অফিস পরিচালনার ব্যয় কমানো সম্ভব। বর্তমানে বিভিন্ন সফটওয়্যার এবং অ্যাপ্লিকেশন রয়েছে যা অফিসের দৈনন্দিন কাজকে সহজ করে দেয়। যেমন- এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ ব্যবহার করে কর্মচারীদের সময় ও উপস্থিতি ট্র্যাক করা যায়। এতে করে ম্যানুয়াল টাইম শিটের প্রয়োজন হয় না, যা সময় এবং অর্থ দুটোই বাঁচায়। এইচআর সফটওয়্যার ব্যবহার করে কর্মচারীদের বেতন, ছুটি, এবং অন্যান্য সুবিধা সহজেই ম্যানেজ করা যায়। এটি অফিস পরিচালনার ব্যয় কমাতে সাহায্য করে। আপনারা চাইলেই বাংলাদেশি কোম্পানির জন্য সেরা এইচআর সফটওয়্যার হাজিরা ব্যবহার করতে পারেন।
কেন ডিজিটাল প্রযুক্তি ব্যবহার করবেন?
- ম্যানুয়াল হিসাব-নিকাশের চেয়ে দ্রুত ও নির্ভুল কাজ করা যায়।
- প্রয়োজনীয় তথ্য সহজেই সংরক্ষণ এবং বিশ্লেষণ করা যায়।
- কর্মচারীদের কাজের সময় ট্র্যাক করা সহজ হয়।
- এমপ্লয়িদের ইন-আউট ট্র্যাক করা য়ায়।
- কর্মীদের বেতন, ছুটি, এবং অন্যান্য সুবিধা সহজেই ম্যানেজ করা যায়।
২. রিমোট ওয়ার্কিং সুবিধা চালু করুন
করোনা বা কোভিট ১৯ মহামারির পর থেকে রিমোট ওয়ার্কিং বা দূরবর্তী কাজের ধারণা অনেক জনপ্রিয় হয়েছে এবং অনেক প্রতিষ্ঠান সেটা গ্রহণও করেছে। রিমোট ওয়ার্কিং চালু করলে অফিসের ভাড়া, বিদ্যুৎ, পানির বিল এবং অন্যান্য ইউটিলিটি খরচ কমে যায়। কিছুক্ষেত্রে কর্মচারীদের ট্রান্সপোর্ট খরচও কমে। এইচআর টিম রিমোট ওয়ার্কিং পলিসি তৈরি করে এবং তা সঠিকভাবে বাস্তবায়ন করে প্রতিষ্ঠানের খরচ কমাতে পারে।
৩. দক্ষ এইচআর টিম গঠন করুন
একটি দক্ষ এইচআর টিম অফিস পরিচালনার ব্যয় কমানোর ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। এইচআর টিম কর্মচারীদের দক্ষতা উন্নয়ন, প্রশিক্ষণ এবং কাজের পরিবেশের উন্নয়নে কাজ করে। এটি কর্মচারীদের উৎপাদনশীলতা বাড়ায় এবং প্রতিষ্ঠানের খরচ কমায়। দুই জনের কাজ দক্ষ কর্মী একাই করতে পারেন!
মনে রাখবেন, এইচআর সফটওয়্যার ব্যবহার করে এইচআর টিম আরও দক্ষভাবে কাজ করতে পারে। যেমন- কর্মচারীদের পারফরম্যান্স ট্র্যাক করা, প্রশিক্ষণের ব্যবস্থা করা এবং বিভিন্ন রিপোর্ট তৈরি করা সহজ হয়।
৪. অফিস সরঞ্জামের অপচয় রোধ করুন
অপ্রয়োজনীয় বিদ্যুৎ ব্যবহার বন্ধ করে এবং অফিস সরঞ্জামের অপচয় কমিয়ে অফিস পরিচালনার ব্যয় কমানো সম্ভব। তাই অফিস পরিচালনা ব্যয় কমানোর জন্য শক্তিশালী বাজেট প্ল্যানিং করা জরুরি। প্রতিষ্ঠানের মাসিক এবং বার্ষিক বাজেট তৈরি করুন এবং তা কঠোরভাবে অনুসরণ করুন। বাজেটে অপ্রয়োজনীয় খরচ কাটছাঁট করুন।
- এনার্জি সেভিং পদ্ধতি গ্রহণ করুন
অফিসের বিদ্যুৎ এবং অন্যান্য ইউটিলিটি খরচ কমানোর জন্য এনার্জি সেভিং পদ্ধতি গ্রহণ করুন। যেমন- LED বাল্ব ব্যবহার করা, শীতাতপ নিয়ন্ত্রণ যন্ত্রের তাপমাত্রা সঠিকভাবে সেট করা এবং অপ্রয়োজনীয় লাইট ও যন্ত্রপাতি বন্ধ রাখা। এছাড়াও সোলার প্যানেল ব্যবহার করে বিদ্যুৎ খরচ কমানো যায়। এমন দীর্ঘমেয়াদী সাশ্রয় পরিকল্পনা গ্রহণ করুন।
৫. অনলাইন কমিউনিকেশন টুল ব্যবহার করুন
ফিজিক্যাল মিটিংয়ের পরিবর্তে অনলাইন মিটিং এবং কমিউনিকেশন টুল ব্যবহার করলে অনেক খরচ কমানো যায়।
কিছু অনলাইন টুল-
- ভার্চুয়াল মিটিং পরিচালনার জন্য জুম কিংবা গুগল মিট ব্যবহার করুন।
- অফিসের অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ সহজ করতে স্ল্যাক কিংবা মাইক্রোসফট টিম ব্যবহার করুন।
- প্রোজেক্ট ম্যানেজমেন্টের জন্য ট্রেলো কিংবা আসনা ব্যবহার করুন।
৬. আউটসোর্সিং করুন
অফিসের কিছু কাজ আউটসোর্সিং করেও খরচ কমানো যায়। যেমন- অ্যাকাউন্টিং, ক্লিনিং এবং আইটি সাপোর্ট সার্ভিস আউটসোর্সিং করা যেতে পারে। এটি প্রতিষ্ঠানের স্থায়ী কর্মচারীদের সংখ্যা কমায় এবং খরচ সাশ্রয় করে। এইচআর টিম আউটসোর্সিং প্রক্রিয়া ম্যানেজ করে প্রতিষ্ঠানের খরচ কমানোর ক্ষেত্রে সাহায্য করতে পারে।
৭. এইচআর সফটওয়্যার ব্যবহার করুন
এইচআর টিম সফটওয়্যার ব্যবহার করে কর্মক্ষমতা বাড়িয়ে খরচ কমাতে পারে। এইচআর সফটওয়্যার ব্যবহার করলে উপস্থিতি ব্যবস্থাপনা, বেতন পরিশোধ এবং কর্মীদের কার্যক্রম বিশ্লেষণ করা যায়। এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ ব্যবহার করে বাস্তবসম্মত বাজেট প্ল্যানিং করুন।
অফিস পরিচালনা ব্যয় কমানো মানে শুধুমাত্র খরচ বাঁচানো নয়, বরং অফিসকে আরও কার্যকরভাবে পরিচালনা করা। এইচআর টিম যদি সঠিক কৌশল গ্রহণ করে এবং এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ বা এইচআর সফটওয়্যার ব্যবহার করে, তাহলে প্রতিষ্ঠান পরিচালনার খরচ অনেক কমে আসবে। উপরের ৭টি কৌশল অনুসরণ করলে অফিস পরিচালনা সহজ হবে এবং লাভজনকও হবে।
আপনার প্রতিষ্ঠানের জন্য সহজ ও সাশ্রয়ী সমাধান- হাজিরা
হাজিরা দেশের সবচেয়ে সাশ্রয়ী এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট অ্যাপগুলোর একটি। একটি অ্যাপ থেকেই আপনি পেতে পারেন কর্মী ব্যবস্থাপনার বিভিন্ন সাপোর্ট। যেমন-
- দৈনিক হাজিরা
- কর্মী তথ্যভাণ্ডার
- কাজের শিফট প্লানিং
- রিপোর্ট
- পে-রোল ম্যানেজমেন্ট
- ডিজিটাল চুক্তিপত্র
- ডকুমেন্ট ভল্ট
- কাস্টম সেটিংস
- ফ্রি কাস্টমার সাপোর্ট
কেনো সাশ্রয়ী অ্যাপ বলছি সেটাও দেখে নেয়া যাক- হাজিরা’র চারটি প্যাকেজ ও তাদের মূল্য–
০১. বেসিক প্যাকেজ-
কোম্পানির সাইজ- ০ থেকে ২০ জন
- ৳১,৫০০/ মাসিক
- ৳১৫,০০০/ বাৎসরিক
০২. স্ট্যান্ডার্ড প্যাকেজ-
কোম্পানির সাইজ- ২১ থেকে ৫০ জন
- ৳৩,০০০/ মাসিক
- ৳৩০,০০০/ বাৎসরিক
০৩. প্রিমিয়াম প্যাকেজ-
কোম্পানির সাইজ- ৫০ থেকে ৯৯ জন
- ৳৪,৫০০/ মাসিক
- ৳৪৫,০০০/ বাৎসরিক
০৪. এন্টারপ্রাইজ প্যাকেজ-
কোম্পানির সাইজ- ১০০+ জন
- আলোচনা সাপেক্ষে
- যোগাযোগ করুন-
- ফোন: 01967391554
- ইমেইল: info@hazira.com
সহজ তিনটি ধাপে হাজিরা’তে যাত্রা শুরু করুন!
১ম ধাপ- হাজিরা’তে রেজিস্ট্রেশন বা সাইন আপ করুন:
প্রথমেই কোম্পানির মালিক হিসেবে রেজিস্ট্রেশন করে হাজিরা’য় আপনার জার্নি শুরু করুন। রেজিস্ট্রেশনের পরেই আপনার ইনবক্সে একটি ভেরিফিকেশন মেইল যাবে, এটি দিয়ে আপনার ই-মেইলটি ভেরিফাই করতে হবে।
(ভেরিফিকেশন মেইলটি আপনার ইনবক্সে না পাওয়া গেলে অনুগ্রহ করে স্প্যাম ফোল্ডারে চেক করুন।)
২য় ধাপ- আপনার কোম্পানি সেট-আপ করুন:
ভেরিফিকেশন সম্পন্ন হলে লগইন করুন। এবার আপনার কোম্পানি বা ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনীয় সকল তথ্য দিয়ে হাজিরা’য় আপনার কোম্পানি সেট-আপ করুন।
৩য় ধাপ- হাজিরা’র বিভিন্ন ফিচার উপভোগ করুন:
এরপর আপনি হাজিরা’র ড্যাশবোর্ডটি দেখতে পাবেন। হাজিরা’র বিভিন্ন ফিচার উপভোগ করুন সহজে এবং সাশ্রয়ী দামে! হাজিরা’র ওয়েব এবং মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন, দুটোই আছে।
ওয়েব অ্যাপ্লিকেশন: আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রশাসনিক কাজগুলো সম্পাদন করার জন্য ওয়েব অ্যাপ্লিকেশনটি ব্যবহার করতে হবে।
হাজিরা ওয়েব অ্যাপ্লিকেশন
মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন: হাজিরা’র মোবাইল অ্যাপ আপনার প্রতিষ্ঠানের দৈনন্দিন কাজগুলো পরিচালনা করা আরও সহজ করবে। এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট আরও সহজ করতে ডাউনলোড করুন হাজিরা’র মোবাইল অ্যাপ-
হাজিরা অ্যাপের সকল কার্যক্রম সম্পর্কে বিস্তারিত জানতে ডেমো ভিডিও দেখুন-
Demo of Hazira- Employee Management Application
৩০ দিনের ফ্রি ট্রায়াল!
হাজিরা’য় আপনি চাইলেই প্রথম ৩০ দিন ফ্রি ট্রায়াল শুরু করতে পারেন। তারপর প্রয়োজন মতো আপনার ব্যবসার জন্য প্যাকেজ নিয়ে ব্যবসায় সফলতা অর্জন করুন। তাহলে আর দেরি না করে চলে আসুন হাজিরা’য়!