লিভ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ব্যবহারের ৫টি সুবিধা

লিভ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ব্যবহারের গুরুত্ব

কর্মক্ষেত্রের পরিবেশ, কর্মীদের উৎপাদনশীলতা এবং কাজের গতিশীলতা বজায় রাখতে মানব সম্পদ ব্যবস্থাপনাকে দক্ষতার সাথে পরিচালনা করা অত্যন্ত জরুরি। এজন্য সঠিক এইচআর ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যবহার করা গুরুত্বপূর্ণ। আর লিভ ম্যানেজমেন্ট হলো এইচআর ম্যানেজমেন্টের খুবই বেসিক একটি অংশ। লিভ ম্যানেজমেন্ট কর্মীদের কাজ ও অংশগ্রণের সাথে সরাসরি জড়িত হওয়ায় এটি সবসময়ই আলোচিত একটি সেক্টর।

কর্মীদের ছুটি ব্যবস্থাপনার প্রথাগত পদ্ধতি, যেমন- ম্যানুয়াল ট্র্যাকিং বা স্প্রেডশিট ব্যবহার করা, প্রায়ই এইচআর প্রফেশনালদের অপ্রয়োজনীয় প্রশাসনিক ঝামেলার মধ্যে ফেলে। আর এখানেই একটি শক্তিশালী ও কার্যকর লিভ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (LMS) এর প্রয়োজন পড়ে। এবার দেখবো, যে ৫টি কারণে প্রতিষ্ঠানে লিভ ম্যানেজমেন্ট জরুরি-

০১. সহজ লিভ অ্যাপ্লাই, লিভ অ্যাপ্রুভ এবং লিভ ট্র্যাকিং সুবিধা

একটি লিভ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ব্যবহার করার প্রাথমিক সুবিধা হলো লিভ অ্যাপ্লাই, লিভ অ্যাপ্রুভ এবং লিভ ট্র্যাকিং প্রক্রিয়াগুলোকে সহজ করে দেয়া। বর্তমান সময়ের এইচআর ম্যানেজাররা কাগজপত্র, ফাইল, লেজার বই এবং স্প্রেডশিটকে সহজেই বিদায় জানাতে পারেন। এসব জটিল প্রক্রিয়ার পরিবর্তে, একটি কেন্দ্রীভূত ডিজিটাল প্ল্যাটফর্মের মাধ্যমে অনায়াসে ছুটির আবেদন করা, অনুমোদন করা, ছুটির ট্র্যাক রাখা ইত্যাদি পরিচালনা করতে পারেন।

লিভ ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ এর মাধ্যমে মাত্র কয়েকটি ক্লিকেই কর্মীরা ছুটির আবেদন জমা দিতে পারেন এবং কতদিন ছুটি আছে দেখতে পারেন। HR ম্যানেজাররাও খুব দ্রুত পর্যালোচনা করে অনুমোদন করতে পারেন এবং প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা নিতে পারেন।

০২. তথ্যের নির্ভুলতা এবং প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের কল্যাণ নিশ্চিত করে

ম্যানুয়াল ছুটি ব্যবস্থাপনায় ডেটার পার্থক্য একটি বড় চ্যালেঞ্জ। এইচআর অফিসারদের কাছে একধরনের ডেটা থাকে আবার কর্মীদের কাছে আরেক ধরনের! এমন অসঙ্গতি হরহামেশাই হতে দেখা যায়। যেটা লিভ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ব্যবহার করলে প্রায় পুরোপুরি এড়ানো সম্ভব! কারণ, এই সিস্টেমে দুই পক্ষই তাদের ডেটা দেখতে পায়, তাই বিভ্রান্তির কোন জায়গা থাকে না।

এছাড়া দেশের প্রচলিত শ্রম আইন এবং কোম্পানির নীতিমালার সাথে সমন্বয় সাধন করে একটি সিস্টেমে সকলের সম্মতি আদায় করা দিনদিন কঠিন হয়ে পড়েছে। তাই একটি গ্রহণযোগ্য লিভ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বা কাঠামো থাকা জরুরি। ডিজিটাল এই সিস্টেমটি ছুটির হিসাব স্বয়ংক্রিয়ভাবে রাখবে। ফলে অনাকাঙ্ক্ষিত ত্রুটি কমবে এবং কর্মীদের প্রাপ্ত ছুটির সঠিক ট্র্যাকিং নিশ্চিত হবে। এটি এইচআর ম্যানেজারদের সাথে কর্মীদের ভুল বোঝাবুঝি কমায় এবং লিভ পলিসি মেনে চলতে সাহায্য করে। অযথা, আইনি জটিলতা থেকে প্রতিষ্ঠানকে রক্ষা করে।

০৩. দক্ষ কর্মী পেতে সহায়তা করে এবং কর্মীদর সন্তুষ্টি নিশ্চিত করে

একটি কার্যকর এবং স্বচ্ছ লিভ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ভালো ও দক্ষ কর্মীদের আকৃষ্ট করে। কর্মীরা তাদের কাজের বাহিরের জীবন উপভোগ করার সুযোগ চায়, যেটা একটা ভালো ছুটি ব্যবস্থাপনা পদ্ধতি নিশ্চিত করতে পারে। তাই তারা প্রতিষ্ঠানের লিভ পলিসির খোঁজ নেন। এছাড়া কর্মরত কর্মীদের অসন্তুষ্টির কারণ হতে পারে একটি ম্যানুয়াল বা অগ্রহণযোগ্য লিভ ম্যানেজমেন্ট। তেমনি একটি কার্যকর এবং স্বচ্ছ লিভ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কর্মীদের সন্তুষ্টিরও প্রধান কারণ হতে পারে।

ছুটি ব্যবস্থাপনা কর্মীদের পাওনা ছুটির ব্যালেন্স, আসন্ন ছুটির দিন এবং ছুটির রেকর্ড দেখার অ্যাক্সেস প্রদান করে। ফলে কর্মীরা প্রতিষ্ঠানের মধ্যে স্বচ্ছতা এবং আস্থা খুঁজে পায়। অনলাইনে ছুটির আবেদন জমা দেওয়ার এবং সময়মতো অনুমোদন পাওয়ার সুবিধা কর্মীদের উৎসাহিত করে এবং অফিসে অনুপস্থিতি কমাতে সহায়তা করে।

০৪. দক্ষ মানব সম্পদ ব্যবস্থাপনার জন্য লিভ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম জরুরি

আপনার প্রতিষ্ঠানে সকল কর্মী সমান দক্ষ ও পরিশ্রমী হবে না, এটাই স্বাভাবিক। তবে গ্রহণযোগ্য ও গোছানো কর্মী ব্যবস্থাপনা ছাড়া দক্ষ ও পরিশ্রমী কর্মী ধরে রাখা যায় না। তারা কাজের বিনিময়ে সঠিক সেবা ও পারিশ্রমিক প্রত্যাশা করেন। তাই একটি প্রতিষ্ঠানের মধ্যে দক্ষ মানব সম্পদ ব্যবস্থাপনার জন্য কার্যকর লিভ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম অপরিহার্য।

Leave Management Systems দ্বারা কর্মচারীদের ছুটির ধরন, ছুটি নেয়ার প্রবণতা ইত্যাদি সম্পর্কে জানা যায়। ফলে কর্মীদের মূল্যায়ন করা যায় এবং অপরিকল্পিত অনুপস্থিতির পরিমাণ কমানো যায়।

০৫. লিভ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম প্রতিষ্ঠানের খরচ কমায়

একটি কার্যকর এবং স্বচ্ছ লিভ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বাস্তবায়নে প্রতিষ্ঠানের প্রাথমিক বিনিয়োগ প্রয়োজন। তবে লিভ ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারের পেছনে এই বিনিয়োগকে বেশি তাৎপর্যপূর্ণ মনে না করে এর দীর্ঘমেয়াদী সুবিধাগুলো নিয়ে ভাবতে হবে। যার পরিমান খরচের চেয়ে ঢের বেশি! দিনশেষে হিসাব কষলে দেখা যাবে একটি ডিজিটাল ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ব্যবসার জন্য যথেষ্ট খরচ সাশ্রয় করে!
বাংলাদেশের ব্যবসা প্রতিষ্ঠানগুলোতে লিভ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম অনেক সুবিধা তৈরি করতে পারে। যার মধ্যে আছে-

• ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের কার্যকারিতা বৃদ্ধি করতে পারে
• ছুটি ব্যবস্থাপনার পুরো প্রক্রিয়াটিকে স্বয়ংক্রিয় করে তুলে
• একসাথে অনেক কর্মীর ছুটির ট্র্যাক রাখা যায় সহজেই
• আইনি জটিলতার তৈরি হতে দেয় না
• দক্ষ ও পরিশ্রমী কর্মীদের ধরে রাখতে সহায়তা করে

বাংলাদেশে লিভ ম্যানেজমেন্টের ওয়ান-স্টপ সার্ভিস দেয় হাজিরা

হাজিরা একটি সহজ ও সাশ্রয়ী এইচআর সফটওয়্যার। হাজিরা’র লিভ ম্যানেজমেন্ট ফিচারটি থেকে প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের জেনারেল লিভ, পেইড বা আনপেইড লিভ, লিভ ব্যালেন্স, লিভ অ্যাপলিকেশন সাবমিট এবং লিভের অনুমোদন হয়েছে কিনা, এই সবকিছুর ওয়ান-স্টপ সার্ভিস পেয়ে যাবেন!
ছুটির আবেদন করার কাগুজে ব্যবস্থাকে বিদায় দিয়ে হাজিরা’য় আসুন। হাজিরা আপনার সময় বাঁচাবে এবং এমপ্লয়িদের ছুটি সংক্রান্ত নির্ভুল হিসাব রেখে আপনাকে রাখবে ঝামেলা মুক্ত! আরও জানতে পড়ুন- বাংলাদেশি কোম্পানির জন্য সেরা এইচআর সফটওয়্যার

তাই একজন এইচআর প্রফেশনাল হিসেবে মনে রাখবেন-

একটি লিভ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বাস্তবায়নের সফলতা শুধুমাত্র প্রযুক্তিতেই সীমাবদ্ধ নয়। বরং সাংগঠনিক প্রক্রিয়ার সাথে সিস্টেমটির নিরবচ্ছিন্ন যোগাযোগ তৈরি হয়। ফলে প্রতিষ্ঠানে স্বচ্ছতা, জবাবদিহিতা এবং কর্মীদের কল্যাণের সংস্কৃতি গড়ে উঠে। এটাকে ডিজিটালাইজেশনের মাধ্যমে মানব সম্পদ ব্যবস্থাপনার একটি উদাহরণ বলা যেতে পারে।