ছোট ব্যবসার জন্য এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার : হাজিরা

ছোট ব্যবসার জন্য এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার কেন জরুরি

ডিজিটাল এই যুগে যেকোনো ছোট ব্যবসার জন্য এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার বা এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ব্যবহার করা জরুরি। কারণ, একটি এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এমনভাবে ডিজাইন করা হয়, যাতে কর্মী ব্যবস্থাপনার কাজগুলো একটি প্ল্যাটফর্ম থেকেই নিয়ন্ত্রণ করা যায়। ফলে, একটি একক সফটওয়্যার বা অ্যাপেই আপনি বেশকিছু সার্ভিস পেয়ে যাবেন। যেমন-

• অফিস বা ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের উপস্থিতি
• ইন-আউট
• শিফট প্ল্যানিং
• একাধিক ব্র্যাঞ্চ ম্যানেজমেন্ট
• লিভ ম্যানেজমেন্ট
• মাসিক বা বাৎসরিক রিপোর্ট এবং
• কর্মীদের বেতন ভাতা সহ বিভিন্ন এইচআর সংক্রান্ত কাজ।

ভেবে দেখুন, আপনার ছোট ব্যবসায় যদি এগুলো অ্যানালগ পদ্ধতিতে করা হয় বা লোক নিয়োগ দিয়ে করা হয়? সেক্ষেত্রে কেমন সময়, শ্রম ও খরচ হবে? অনেক বড় বড় প্রতিষ্ঠানে এগুলো সামাল দিতে আলাদা ডিপার্টমেন্ট থাকে। কিন্তু নতুন উদ্যোক্তাদের বেলায় বা ছোট ব্যবসার বেলায় সেটা অনেক ব্যয় সাপেক্ষ। তাই ছোট ব্যবসার জন্য এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার বেশি জরুরি হয়ে দাঁড়ায়। তাছাড়া, একজন মালিক বা এইচআর ম্যানেজার তার মোবাইলের মাধ্যমেই তার সকল এমপ্লয়িদের বেসিক আপডেটগুলো পায়। তাহলে সেটা তো চমৎকার একটি ব্যাপার!

ছোট ব্যবসায় এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যবহারের ৫টি সুবিধা

আপানার ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের যে ৫টি মৌলিক জায়গায় এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার পরবর্তন আনতে পারে সেগুলো একনজরে দেখে নেয়া যাক-

০১. কর্মীদের সময় ব্যবস্থাপনা সহজ করবে

যেকোন প্রতিষ্ঠানের এইচআর প্রফেশনালদের জন্য কর্মীদের সময় ব্যবস্থাপনা বা টাইম ম্যানেজমেন্ট একটি বড় চ্যালেঞ্জ হিসেবে বিবেচিত হয়। কারণ, কর্মীদের কাজের সময়ের একটি বড় অংশ প্রশাসনিক কাজে ব্যয় হয়। চলুন, বিখ্যাত অ্যাপ/সফটওয়্যার নির্মাতা প্রতিষ্ঠান গেটঅ্যাপ (GetApp) এর একটি গবেষণার ফলাফল দেখি। ছোট ব্যবসার মালিক ও এইচআর অফিসাররা গড়ে প্রায় ৪০% সময় ব্যয় করেন কর্মী ব্যবস্থাপনা বা এইচআর সংক্রান্ত কাজে!
ছোট ব্যবসার জন্য এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যবহার করে এই কাজগুলোকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে করা যায়। ফলে মালিক ও এইচআর অফিসাররা ব্যবসা বৃদ্ধির দিকে আরও নজর দিতে পারেন।

০২. কর্মীদের উৎপাদনশীলতা বাড়ায়

ছোট ব্যবসার জন্য এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যবহার করে আপনি আপনার কর্মীদের উৎপাদনশীলতা বাড়াতে পারবেন। এটা প্রমাণীত! বিভিন্ন গবেষণায় দেখা গেছে, যে প্রতিষ্ঠানে সঠিক এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বা টুল ব্যবহার করা হয়েছে সেখানে কর্মীরা আরও বেশি কাজ সম্পাদন করেছে। যোগাযোগ, কাজের টাইম ম্যানেজমেন্ট, পারফরমেন্ট ট্র্যাকিং এবং একটি প্ল্যাটফর্মেই সকল ইনফরমেশন থাকায় কর্মীরা কাজের প্রতি আরও পজেটিভ থাকেন। তারা তাদের দক্ষতা ও ক্ষমতা বৃদ্ধির দিকে মনোযোগী হয়।

০৩. এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার খরচ কমায়

ম্যানুয়াল এইচআর ম্যানেজমেন্ট যে সময় এবং অর্থ উভয় ক্ষেত্রেই ব্যয় সাপেক্ষ, তা নিয়ে তর্কের আর কোন জায়গা নেই। সোসাইটি ফর হিউম্যান রিসোর্স ম্যানেজমেন্ট (Society for Human Resource Management) এর একটি গবেষণার ফলাফল দেখি। ছোট ব্যবসায় এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারের প্রয়োগ করে হিউম্যান রিসোর্স সংক্রান্ত খরচ ২৫% পর্যন্ত বাঁচানো যেতে পারে। এই সঞ্চয় ব্যবসার বৃদ্ধি এবং বিকাশের জন্য পুনরায় বিনিয়োগ করা যেতে পারে।

০৪. কর্মী ও প্রতিষ্ঠানের সমন্বিত কল্যাণ সাধিত হয়

ছোট ব্যবসার ক্ষেত্রে প্রায়ই শ্রম আইন বা লেবার ল এবং এই সংক্রান্ত আইনগুলোর সাথে তাল মিলিয়ে চলতে সমস্যায় পড়তে হয়। একটি এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এই কাজগুলোকে স্বয়ংক্রিয় করে। যেমন- ট্যাক্স গণনা এবং রিপোর্টিং, বাৎসরিক রিপোর্ট ইত্যাদি নির্ভুলভাবে আপ-টু-ডেট থাকে। ফলে সরকারি জরিমানা এড়ানো সহজ হয়। পাশাপাশি কর্মীরাও তাদের ন্যয্য পাওনাগুলোর ব্যাপারে সচেতন থাকতে পারে।

০৫. অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ মজবুত হয়

কার্যকর ও স্বচ্ছ যোগাযোগ ব্যবস্থা একটি উৎপাদনশীল কর্মশক্তির প্রধান চাবিকাঠি। ছোট ব্যবসার জন্য এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যবহার কর্মীদের যোগাযোগের জন্য একটি একক প্ল্যাটফর্ম তৈরি করে। যা কর্মীদের আপডেট থাকতে সহযোগিতা করে এবং অফিসের অভ্যন্তরীণ যোগাযোগ মজবুত করে।

ছোট ব্যবসার জন্য সঠিক এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার নির্বাচন করা

বর্তমান এই ডিজিটাল দুনিয়ায় খোঁজ করলে অনেক এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার পেয়ে যাবেন। তবে এগুলো ভিড়ে আপনার ছোট ব্যবসার জন্য সঠিক এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার নির্বাচন করতে কিছু বিষয় মাথায় রাখতে পারেন-

০১. সফটওয়্যারটি প্রতিনিয়ত আপডেট হয় কিনা:
ছোট ব্যবসার জন্য এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার নির্বাচন করার আগে নিশ্চিত করুন, সফটওয়্যাটি আপনার চাহিদার সাথে আপডেট হবে কিনা। কারণ আজকে আপনার চাহিদা ছোট, কিন্তু সেটা একি রকম থাকবে না।

০২. ব্যবহারকারী-বান্ধব সহজ ইন্টারফেস:
ছোট ব্যবসার জন্য এমন একটি এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার নির্বাচন করুন যেটার ব্যবহারবিধি মালিক, এইচআর এবং কর্মীদের জন্য সহজ হয়।

০৩. ইন্টিগ্রেশন বা সবকিছুর সাথে মানিয়ে নেয়ার ক্ষমতা:
ছোট ব্যবসার জন্য এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারটি যেন আপনার ব্যবসার অন্যান্য ব্যবহৃত টুলগুলোর সাথে সহজেই ইন্টিগ্রেট করা যায়।

০৪. চমৎকার কাস্টমার সাপোর্ট:
ছোট ব্যবসার জন্য এমন একটি এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার নির্বাচন করুন যেটার কাস্টমার সাপোর্ট দেশ সেরা। যেকোন প্রয়োজনে যাতে নিরাশ না হতে হয়।

০৫. মোবাইল অ্যাপ থাকা চাই:
ছোট ব্যবসার জন্য এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারটির যেন মোবাইল অ্যাপ থাকে। অ্যান্ড্রয়েড এবং আইওএস দুটি প্ল্যাটফর্মের জন্যই যেন অ্যাপ থাকে। এটা জরুরি, কারণ আপনি আপনার মোবাইলে প্রায় সকল আপডেট পেতে পারেন। যা আপনার ব্যবসা পরিচালনাকে সহজ করবে।

০৬. ছোট ব্যবসার জন্য সাশ্রয়ী হওয়া চাই:
ছোট ব্যবসার জন্য এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারটি যেন আপনার জন্য সাশ্রয়ী সমাধান হয়। হুজুগে বেশি খরচ করে বিপাকে পড়ার দরকার নেই।
ছোট ব্যবসার জন্য এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার নির্বাচন করতে যা যা বিষয় উল্লেখ করালাম তার সবগুলোই পেয়ে যাবেন হাজিরা অ্যাপে। হাজিরা বাংলাদেশের জন্য সবচেয়ে সহজ ও সাশ্রয়ী এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার।

ছোট ব্যবসার জন্য এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার কোন বিলাসিতা নয়!

ছোট ব্যবসার জন্য এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার কোন বিলাসিতা নয়; বরং এটি আজকের প্রতিযোগিতামূলক বাজারে একটি প্রয়োজনীয়তা! এটি এইচআর সংক্রান্ত কাজগুলোকে স্বয়ংক্রিয় করে যোগাযোগের উন্নতি সাধন করছে। সাথে কর্মীদের উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি করে এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ছোট ব্যবসার উন্নতি ও সফলতায় সহায়ক ভূমিকা রাখছে। প্রখ্যাত উদ্যোক্তা রিচার্ড ব্র্যানসনের ভাষায়-
“আপনার কর্মীদের যত্ন নিন, তারা আপনার ব্যবসার যত্ন নেবে।”