ডকুমেন্ট সংরক্ষণের আধুনিক সমাধান ‘হাজিরা ডকুমেন্ট ভল্ট’

ডিজিটাল লকারের প্রয়োজনীয়তা আগে বুঝতে হবে

ধরুন আপনি একটি ব্যবসা করেন। তাহলে আপনাকে প্রতিদিন বিভিন্ন ডকুমেন্ট বা ফাইল আদান প্রদান করতে হয়। এই ডকুমেন্টগুলোর মধ্যে থাকতে পারে-

• কর্মীদের সম্পর্কিত তথ্য বা ফাইল
• বিভিন্ন অংশীদারী চুক্তিপত্রের ফাইল
• ব্যবসায়িক লেনদেনের বিভিন্ন ফাইল
• কোম্পানির বিভিন্ন পলিসি
• কোম্পানির আয়-ব্যয়ের রিপোর্ট
• স্টেক হোল্ডারদের তথ্য
• কোম্পানির বাজেট
• অফিসের বিভিন্ন বায়নানামা
• কোম্পানির লাইসেন্স ও রেজিস্ট্রেশন সংক্রান্ত ডকুমেন্ট
• গ্রাহক বা কস্টমারদের তথ্য ইত্যাদি

যেকোনো প্রতিষ্ঠানের এই ধরনের প্রচুর ডকুমেন্ট থাকে, যেগুলোর গোপনীতা ও সুরক্ষা বিধান করা জরুরি। আবার কিছু ডকুমেন্ট থাকে যেগুলোর একটি সেন্ট্রাল জায়গায় থাকা জরুরি এবং প্রয়োজনে যেন সকলে সেই ফাইল দেখতে পারে। আবার কিছু ফাইল থাকে যেগুলো মালিক পক্ষ ছাড়া আর কারো অ্যাক্সেস করার অনুমতি থাকা উচিৎ নয়। তাহলে কার কাছে এত ধরনের ডকুমেন্ট বা নথিপত্র নিরাপদ? আবার ঐ ব্যক্তি নথিপত্রগুলো রাখবেনই বা কোথায়?

আপনার ডিজিটাল লকার ‘হাজিরা ডকুমেন্ট ভল্ট’

ঠিক এই সমস্যার সমাধান করতেই হাজিরা’য় রাখা হয়েছে ‘হাজিরা ডকুমেন্ট ভল্ট’ ফিচার! এই ধরনের প্রযুক্তি এখন সারা বিশ্বেই জনপ্রিয়। একটি কেন্দ্রিয় জায়গা থেকে কোম্পানির সকল ডকুমেন্টের আদান প্রদান পরিচালিত হবে। তাছাড়া ডিজিটাল লকারটি ক্লাউড সার্ভারে সংযুক্ত হওয়াতে কোন ডেটা হারিয়ে যাওয়ারও কোন ভয় থাকে না। বর্তমান যুগে ডকুমেন্ট হারিয়ে যাওয়া বা হ্যাক হয়ে যাওয়া থেকে বাঁচতে ডিজিটাল লকার সবচেয়ে নিরাপদ সমাধান।

ডিজিটাল লকার হিসেবে হাজিরা’র ডকুমেন্ট ভল্ট

ডিজিটাল লকার কেনো প্রয়োজন সেটা তো বোঝা গেলো। এবার আসি হাজিরা’র ডিজিটাল লকার সেবাটি কেন নির্বাচন করবেন? দেখুন, হাজিরা বাংলাদেশের ব্যবসা প্রতিষ্ঠানগুলোর জন্য বিশেষভাবে ডিজাইন করা একটি এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ। এখানে দেশের ছোট বড় ও মাঝারি ব্যবসা ও অন্যান্য প্রতিষ্ঠানের কথা মাথায় রেখেই ফিচারটি রাখা হয়েছে। অ্যাপটিতে এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট এর জন্য অন্যান্য আরও সার্ভিসের মধ্যে ডকুমেন্ট ভল্ট একটি।
হাজিরা’র ডকুমেন্ট ভল্ট কীভাবে আপনার প্রতিষ্ঠানের ডিজিটাল লকার হিসেবে কাজ করবে-

১. প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের প্রোফাইল সহ অন্যান্য রেকর্ড

হাজিরা’র ডকুমেন্ট ভল্টে প্রতিটি কর্মীর জন্য আলাদা আলাদা ফাইল পরিচালনা করা যাবে। যেমন- এমপ্লয়িদের অফার লেটার, তাদের সাথে বিভিন্ন ধরনের চুক্তি কিংবা অঙ্গিকারনামা ইত্যাদি।

২. কাস্টমাইজড ভাবে ডকুমেন্ট ভল্টটি সাজানো যাবে

আপনি চাইলেই আপনার প্রয়োজন মতো ফোল্ডার তৈরি করে নিতে পারবেন। যেখানে আপনি কোম্পানির বা প্রতিষ্ঠানের নির্দিষ্ট কোন কর্মীর পারফরম্যান্স রেকর্ড, কোনো টিমের পারফরমেন্স রেকর্ড, কোম্পানির বিভিন্ন পলিসি, বাজেট এবং বিভিন্ন রিপোর্টস ফোল্ডার আকারে সাজিয়ে রাখতে পারবেন।

৩. ফোল্ডারগুলোর অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ করা যাবে

হাজিরা’র ডকুমেন্ট ভল্টে আপনার তৈরি করা ফোল্ডারগুলোর অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ করা যাবে। মানে যে ফোল্ডারে বা ফাইলে যাদের অনুমতি দেয়া হবে তারাই শুধুমাত্র সেই ফোল্ডার অ্যাক্সেস করতে বা ফাইল আদান প্রদান করতে পারবেন। আবার এমন ডকুমেন্টও থাকবে যেগুলো প্রতিষ্ঠানের সকলেই দেখতে বা প্রয়োজনে আদার প্রদান করতে পারবেন।

৪. আলাদা ডকুমেন্ট ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার ব্যবহার করতে হবে না

টিম বা দলগতভাবে কাজ করতে গেলে অনেক সময় ফাইল শেয়ার করতে হয় বা একটি নির্দিষ্ট জায়গায় রেখে কয়েকজন মিলে কাজ করতে হয়। জনপ্রিয় ও প্রচলিত গুগল ড্রাইভে যা ফ্রিতে করা যায় বটে! তবে গুগলের এই সার্ভিসটি খুবই সীমিত এবং এর কর্পোরেট অ্যাক্সেস অনেক ব্যয়বহুল। হাজিরা’তে যা অনেক সহজলভ্য। উপরের উল্লিখিত কারণগুলো ছাড়াও নির্দিষ্ট ফোল্ডারে অফিসিয়াল কাজের ক্ষেত্রেও ডকুমেন্ট ভল্ট ব্যবহার করতে পারবেন।

৫. একটি প্ল্যাটফর্মেই এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্টের সকল সার্ভিস

একটি প্ল্যাটফর্মেই আপনার প্রতিষ্ঠানের গুরুত্বপূর্ণ নথিপত্র বা ফাইলগুলোর সুরক্ষা নিশ্চিত করবে হাজিরা’র ডকুমেন্ট ভল্ট। ফলে আপনার ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের গুরুত্বপূর্ণ ফাইলগুলোর নিরাপত্তা ও গোপনীয়তা বজায় থাকবে।

মনে রাখবেন-
তথ্যপ্রযুক্তি নির্ভর এই ডিজিটাল দুনিয়ায় ডকুমেন্ট সংগ্রহ করা সহজ, কিন্তু ডকুমেন্ট সংরক্ষণ করা কঠিন। আপনার ব্যবসার বা কোম্পানির গুরুত্বপূর্ণ ফাইল বা নথিপত্রের সুরক্ষা এবং গোপনীয়তা বজায় রাখার ব্যাপারে নতুন করে ভাবার সময় এসেছে। আর তাই আপনার ব্যবসার গুরুত্বপূর্ণ নথিপত্র রাখতে ব্যবহার করুন ক্লাউড-ভিত্তিক ডিজিটাল লকার- হাজিরা।

সবশেষে চলুন দেখে নেয়া যাক, হাজিরা’র চারটি প্যাকেজ ও তাদের মূল্য–

০১. বেসিক প্যাকেজ-
কোম্পানির সাইজ- ০ থেকে ২০ জন
৳১,৫০০/ মাসিক
৳১৫,০০০/ বাৎসরিক

০২. স্ট্যান্ডার্ড প্যাকেজ-
কোম্পানির সাইজ- ২১ থেকে ৫০ জন
৳৩,০০০/ মাসিক
৳৩০,০০০/ বাৎসরিক

০৩. প্রিমিয়াম প্যাকেজ-
কোম্পানির সাইজ- ৫০ থেকে ৯৯ জন
৳৪,৫০০/ মাসিক
৳৪৫,০০০/ বাৎসরিক

০৪. এন্টারপ্রাইজ প্যাকেজ-
কোম্পানির সাইজ- ১০০+ জন
আলোচনা সাপেক্ষে
যোগাযোগ করুন-
ফোন: 01967391554
ইমেইল: info@hazira.com

কোম্পানির বাজেট ও সাইজ ভেদে হাজিরা’য় আছে সাশ্রয়ী সমাধান! আর এক অ্যাপেই পেয়ে যাবেন-

• কর্মীদের দৈনিক হাজিরা
• কর্মী তথ্যভাণ্ডার
• কাজের শিফট প্লানিং
• কর্মীদের রিপোর্ট
• পে-রোল
• ডিজিটাল চুক্তিপত্র
• ডকুমেন্ট ভল্ট
• কাস্টম সেটিংস
• ফ্রি কাস্টমার সাপোর্ট

সহজ তিনটি ধাপে হাজিরা’তে যাত্রা শুরু করুন!

১ম ধাপ- হাজিরা’তে রেজিস্ট্রেশন বা সাইন আপ করুন: 

প্রথমেই কোম্পানির মালিক হিসেবে রেজিস্ট্রেশন করে হাজিরা’য় আপনার জার্নি শুরু করুন। রেজিস্ট্রেশনের পরেই আপনার ইনবক্সে একটি ভেরিফিকেশন মেইল যাবে, এটি দিয়ে আপনার ই-মেইলটি ভেরিফাই করতে হবে। 

(ভেরিফিকেশন মেইলটি আপনার ইনবক্সে না পাওয়া গেলে অনুগ্রহ করে স্প্যাম ফোল্ডারে চেক করুন।)

২য় ধাপ- আপনার কোম্পানি সেট-আপ করুন: 

ভেরিফিকেশন সম্পন্ন হলে লগইন করুন। এবার আপনার কোম্পানি বা ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনীয় সকল তথ্য দিয়ে হাজিরা’য় আপনার কোম্পানি সেট-আপ করুন।

৩য় ধাপ- হাজিরা’র বিভিন্ন ফিচার উপভোগ করুন: 

এরপর আপনি হাজিরা’র ড্যাশবোর্ডটি দেখতে পাবেন। হাজিরা’র বিভিন্ন ফিচার উপভোগ করুন সহজে এবং সাশ্রয়ী দামে! হাজিরা’র ওয়েব এবং মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন, দুটোই আছে। 

ওয়েব অ্যাপ্লিকেশন: আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রশাসনিক কাজগুলো সম্পাদন করার জন্য ওয়েব অ্যাপ্লিকেশনটি ব্যবহার করতে হবে।
হাজিরা ওয়েব অ্যাপ্লিকেশন

মোবাইল অ্যাপ্লিকেশন: হাজিরা’র মোবাইল অ্যাপ আপনার প্রতিষ্ঠানের দৈনন্দিন কাজগুলো পরিচালনা করা আরও সহজ করবে। এমপ্লয়ি ম্যানেজমেন্ট আরও সহজ করতে ডাউনলোড করুন হাজিরা’র মোবাইল অ্যাপ- 

অ্যান্ড্রয়েড অ্যাপ

আইওএস অ্যাপ 

হাজিরা অ্যাপের সকল কার্যক্রম সম্পর্কে বিস্তারিত জানতে ডেমো ভিডিও দেখুন-
Demo of Hazira- Employee Management Application

৩০ দিনের ফ্রি ট্রায়াল!

হাজিরা’য় আপনি চাইলেই প্রথম ৩০ দিন ফ্রি ট্রায়াল শুরু করতে পারেন। তারপর প্রয়োজন মতো আপনার ব্যবসার জন্য প্যাকেজ নিয়ে ব্যবসায় সফলতা অর্জন করুন। তাহলে আর দেরি না করে চলে আসুন হাজিরা’য়!