যেকোন প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের লিভ ম্যানেজমেন্ট বা ছুটি ব্যবস্থাপনা এইচআর ম্যানেজমেন্টের একটি মহাগুরুত্বপূর্ণ দিক। একটি কার্যকর লিভ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম আপনার প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের কাজের গতি এবং একিসাথে কর্মীদের সন্তুষ্টি দুটোই নিশ্চিত করতে পারে। তাই প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের এইচআর ম্যানেজারদের উচিৎ তাদের প্রতিষ্ঠানের জন্য বিশেষায়িত এবং কার্যকর একটি লিভ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম ব্যবহার করা।
নতুন কিংবা অভিজ্ঞ, যেকোন এইচআর ম্যানেজারদের সাধারণ কিছু ভুল পদক্ষেপ কর্মীদের ছুটির প্রক্রিয়াকে জটিল করে তুলতে পারে। অনেক সময় এইসব কারণে কর্মীদের উৎপাদনশীলতা ও কাজের পরিবেশে প্রভাব পড়ে। তাই অফিসে কাজের পরিবেশ ভালো রাখতে HR প্রফেশনালদের করণীয় যেমন জানা জরুরি, তেমনি ভালো HR সফটওয়্যার ব্যবহার করাও জরুরি। এই ব্লগ পোস্টে এইচআর প্রফেশনালরা কর্মীদের ছুটি ব্যবস্থাপনায় যে ৫টি ভুল হরহামেশাই করে থাকেন সেগুলো তুলে ধরবো।
ব্লগে যা থাকছে-
০১. একটি কার্যকর লিভ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বাছাই ও ব্যবহারে অবহেলা
প্রতিষ্ঠানের কর্মী ব্যবস্থাপনা করছেন, কিন্তু কোন এইচআর সফটওয়্যার ব্যবহার করেন না! এটিই হলো এইচআর ম্যানেজারদের সবচেয়ে সাধারণ ও উল্লেখযোগ্য ভুলগুলোর মধ্যে একটি। একটি কার্যকর লিভ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বাছাই ও ব্যবহার করাতে অনীহা থাকার কারণে একজন এইচআর প্রফেশনাল শুধুমাত্র প্রতিষ্ঠানকে ক্ষতির মুখে ফেলন না, বরং নিজের ক্যারিয়ারকেও হুমকির মুখে ফেলে দেন!
- স্বয়ংক্রিয় এমপ্লয়ি ট্র্যাকিং ব্যবস্থা
- ডিজিটাল ডকুমেন্টেশন
- পেপারলেস ছুটির আবেদন
- নির্ভুল ও সহজ লিভ ম্যানেজমেন্ট
- ডেটা সংরক্ষণে ক্লাউড প্রযুক্তির ব্যবহার
এই সুবিধাগুলো এমপ্লয়ি এবং এইচআর ম্যানেজার, দুই পক্ষকেই ঝামেলা মুক্ত রাখে। নথিপত্র হারিয়ে যাওয়ার ভয়ও থাকে না। ফলে কর্মীদের মধ্যে সময়সূচী নিয়ে দ্বন্দ্ব এবং অসন্তোষের কোন জায়গা থাকে না। সবাই সবার নিজের রেকর্ড দেখতে পারেন। তাই এইচআর প্রফেশনালরা সবার আগে একটি কার্যকর লিভ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম বাছাই করুন এবং ব্যবহার করা শুরু করুন। চাইলে দেশের সবচেয়ে সাশ্রয়ী এইচআর সফটওয়্যার হাজিরা ব্যবহার করে দেখতে পারেন। ডিজিটালি লিভ অ্যাপ্লিকেশন ও লিভ অ্যাপ্রভ করার সুবিধ সহ লিভ ম্যানেজমেন্টের খুঁটিনাটি তদারকি করার সুবিধা একটি প্ল্যাটফর্মেই পেয়ে যাবেন।
হাজিরা’য় লিভ ম্যানেজমেন্ট সংক্রান্ত যে সুবিধাগুলো পেয়ে যাবেন-
- প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের জেনারেল লিভ ম্যানেজমেন্ট
- পেইড বা আনপেইড লিভ ম্যানেজমেন্ট
- লিভ ব্যালেন্স তদারকি করা
- কর্মীদের লিভ অ্যাপলিকেশন সাবমিট এবং
- লিভের অনুমোদন দেয়া হয়েছে কিনা আপডেট জানানো ইত্যাদি।
এই সবকিছুর ওয়ান-স্টপ সার্ভিস দেবে এইচআর ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার হাজিরা।
০২. লিভ পলিসির অসঙ্গতিপূর্ণ বা ভুল প্রয়োগ
এইচআর ম্যানেজারদের অবশ্যই প্রতিষ্ঠানের সকলের জন্য একটি লিভ পলিসি তৈরি করতে হবে এবং এর সার্বিক প্রয়োগ নিশ্চিত করতে হবে। কোন ধরনের অসঙ্গতি এবং পক্ষপাত কর্মীদের মধ্যে বিভ্রান্তি এবং বিরক্তির সৃষ্টি করতে পারে। লিভ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম সকলের জন্য সমান হবে। না হলে কর্মীদের মনোবল এবং তাদের উৎপাদনশীলতা কমে যেতে পারে!
এই সমস্যা এড়াতে HR ম্যানেজারদের উচিত, সমস্ত কর্মী বা সদস্যদের ছুটির নীতিমালগুলো বা লিভ পলিসিগুলো পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে জানিয়ে দেয়া। যাতে করে সেগুলোর প্রয়োগ নিরপেক্ষভাবে করতে কোন সমস্যা না হয়। নিয়মিত প্রশিক্ষণ ও যোগাযোগ এবং ডকুমেন্টেশন প্রতিষ্ঠানের নীতিমালাগুলোর সাথে কর্মীদের বোঝাপড়ায় সহায়তা করবে।
০৩. ছুটিতে থাকা কর্মীদের রিপ্লেস পরিকল্পনা করতে ব্যর্থতা
ছুটি ব্যবস্থাপনার আরেকটি সাধারণ ভুল হলো, ছুটিতে থাকা কর্মীদের অনুপস্থিতির কারণে যথাযথ রিপ্লেস বা প্রতিস্থাপন পরিকল্পনা করতে ব্যর্থতা। সাধারণ ছুটি, সিক লিভ বা অসুস্থতাজনিত ছুটি বা অন্যান্য যেকোন কারণেই ছুটি হোক না কেন, কর্মীদের অপরিকল্পিত অনুপস্থিতি অফিসের কর্মপ্রবাহকে ব্যাহত করতে পারে। তাই এইচআর প্রফেশনালদের উচিৎ ছুটিতে থাকা কর্মীদের রিপ্লেস পরিকল্পনায় আরও দক্ষতা ও সতর্কতা অবলম্বন করা।
এই যেমন- সক্রিয়ভাবে ছুটির শুরু ও শেষের পূর্বাভাস দেয়া এবং পর্যাপ্ত আকস্মিক পরিকল্পনা তৈরি করার মতো সুযোগ হাতে রাখা উচিৎ। এজন্য দরকার একটি ভালো লিভ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম, কর্মীদের প্রশিক্ষণ, অস্থায়ী কর্মী এবং কাজের চাপ পুনঃবন্টন করার দক্ষতা। সাথে দরকার কর্মীদের অনুপস্থিতি কমানোর জন্য কার্যকর কৌশল গ্রহণ করা।
০৪. কর্মীদের লিভ ম্যানেজমেন্ট সংক্রান্তু প্রতিক্রিয়া উপেক্ষা করা
এইচআর ম্যানেজাররা প্রায়ই ছুটি ব্যবস্থাপনা সংক্রান্ত প্রক্রিয়ায় কর্মীদের মতামত নেয়া এবং সেগুলোকে অন্তর্ভুক্ত করার গুরুত্বকে উপেক্ষা করেন। এটা বাংলাদেশের লিভ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এর সাধারণ আরেকটি ভুল। প্রতিষ্ঠানের কর্মচারীরা সরাসরি ছুটির নীতি বা লিভ পলিসি দ্বারা প্রভাবিত হন। এবং একটি ভালো লিভ পলিসি তাদের কর্মস্পৃহা বাড়াতে পারে, আবার ত্রুটিপূর্ণ লিভ পলিসি তাদের কর্মস্পৃহা কমাতেও পারে! তাই তাদের মতামত বা ফিডব্যাক জানাটা জরুরি।
এ কারণে, প্রতিটি প্রতিষ্ঠানের HR প্রফেশনালদের নিয়মিত ছুটির নীতিমালা, পদ্ধতি এবং ছুটি ব্যবস্থাপনা সিস্টেম সম্পর্কে কর্মীদের কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া চাওয়া উচিত। কর্মীদের এই ধরনের উদ্বেগ এবং পরামর্শগুলো ভালোভাবে শুনতে হবে। এইচআর ম্যানেজাররা তাদের পরামর্শগুলো নিয়ে আরও উন্নতির জন্য সেই সেক্টরগুলো চিহ্নিত করতে পারেন। ফলে আরও সহযোগিতামূলক কাজের পরিবেশ নিশ্চিত করতে পারেন।
০৫. ছুটির পলিসিগুলো নমনীয় এবং গ্রহণযোগ্যভাবে তৈরি না করা
কথায় আছে, নিয়মের জন্য মানুষ নয়, মানুষের জন্যই নিয়ম! তাই প্রতিষ্ঠানের কোন পলিসি এমনভাবে তৈরি করা যাবে না যেটা কর্মীদের অস্বস্তিতে ফেলে। তার স্বাভাবিক কাজ কর্মে প্রভাব ফেলে। লিভ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এর সকল নীতি হতে হবে নমনীয় এবং গ্রহণযোগ্য।
আজকের এই গতিশীল কাজের পরিবেশে কঠোর লিভ পলিসি কর্মচারীদের সন্তুষ্টিকে বাধাগ্রস্ত করে খুব সহজেই। এইচআর ম্যানেজারদের অবশ্যই বিভিন্ন কর্মীর চাহিদা এবং পরিস্থিতির সাথে খাপ খাইয়ে নিতে হবে এবং নমনীয় হতে হবে। নমনীয়তাকে অগ্রাধিকার দিয়ে এবং ক্রমবর্ধমান কর্মীদের চাহিদা মেটাতে ছুটির নীতিগুলোকে ঢেলে সাজাতে হবে।এতে করে আরও সহায়ক কর্মক্ষেত্রের সংস্কৃতি গড়ে উঠবে এবং কর্মীদের উৎপাদনশীলতা নিশ্চিতভবে বৃদ্ধি পাবে।
একটি কার্যকর লিভ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম থাকা জরুরি
একটি কার্যকর লিভ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম কর্মীদের উৎপাদনশীলতা, সন্তুষ্টি এবং সাংগঠনিক সাফল্য বজায় রাখার জন্য অপরিহার্য। উল্লিখিত সাধারণ ভুলগুলো এড়ানো গেলে কর্মীদের সামগ্রিক দক্ষতা বাড়বে। স্বচ্ছতা, যোগাযোগ এবং কর্মীদের কল্যাণকে অগ্রাধিকার দিয়ে, এইচআর প্রফেশনালরা একটি ইতিবাচক কাজের পরিবেশ তৈরি করতে পারেন। যেখানে সকলেই নিজেদের কাজেকে মূল্যবান মনে করবেন।
