রিমোট অফিস ম্যানেজমেন্ট এর সমস্যা, সমাধান ও সম্ভাবনা

রিমোট অফিস ম্যানেজমেন্ট বা দূরবর্তী অফিস পরিচালনা কী?

বিশ্বজুড়ে কোভিড-১৯ (Covid-19) বা করোনা ভাইরাস মহামারি আমাদের অভাবনীয় সব চ্যালেঞ্জের মুখোমুখি করেছে। সেখান থেকে উত্তরণের জন্য আমাদেরও খুঁজতে হয়েছে নতুন নতুন সমাধানের পথ। তারই একটি হলো রিমোট অফিস বা দূরবর্তী অফিস। এবং করোনা পরবর্তী সময়েও হোম অফিস বা রিমোট অফিস জনপ্রিয়তা হারায়নি। প্রথমেই রিমোট অফিস সম্পর্কে পরিস্কার একটি ধারণা নিয়ে নেয়া যাক।

রিমোট অফিস বা দূরবর্তী অফিস:

কোন প্রতিষ্ঠানের অফিসে কর্মী বা এমপ্লয়িদের শারীরিক উপস্থিতি ছাড়াই কাজ করার পদ্ধতিকে রিমোট অফিস বা দূরবর্তী অফিস বলা হচ্ছে। এক্ষেত্রে এমপ্লয়িরা যেকোন জায়গা থেকে অফিসের সময় অনুযায়ী কাজ করার জন্য প্রতিশ্রুতিবদ্ধ থাকেন। এই পদ্ধতিতে একটি প্রতিষ্ঠানে পেশাদারভাবে সম্পৃক্ত থাককে বা কাজ করাকে রিমোট অফিস বলে। এর পাশাপাশি একে হোম অফিস বা ওয়ার্ক ফ্রম হোমও (Work-from-Home) বলা হয়ে থাকে।

রিমোট অফিস ম্যানেজমেন্ট বা দূরবর্তী অফিস পরিচালনা:

প্রতিষ্ঠানের অফিসে বা ওয়ার্ক স্টেশনে কর্মীদের শারীরিক উপস্থিতি ছাড়াই কাজ করার পুরো প্রক্রিয়াটিকে তদারকি করাকে রিমোট অফিস ম্যানেজমেন্ট বলা হয়। এটা একজন এইচআর ম্যানেজার বা মালিক বিভিন্ন ডিজিটাল টুল ব্যবহার করে এবং বিভিন্ন কৌশল অবলম্বন করে পরিচালনা করে থাকেন। এতে করে একটি কোম্পানি বিশ্বের যেকোন জায়গা থেকে তাদের কর্মী নিয়োগ দিতে পারেন!

রিমোট অফিস ম্যানেজমেন্ট এর সমস্যা যেমন আছে, তেমনি উদ্ভাবন হয়েছে সমাধান। আর বর্তমানে  দূরবর্তী অফিস পরিচালনায় উদ্যোক্তারা দেখছেন নতুন নতুন সম্ভাবনা। বাংলাদেশেও এখন ভার্চুয়াল অফিস ধারণাটি খুবই জনপ্রিয়তা পাচ্ছে। এবার জেনে নেবো, রিমোট অফিস ম্যানেজমেন্ট এর সমস্যা, সমাধান ও সম্ভাবনা কেমন ও কতটুকু?

রিমোট অফিস ম্যানেজমেন্ট-এ কর্মী ব্যবস্থাপনার সমস্যাগুলো

কোভিড-১৯ মহামারির পর থেকে রিমোট অফিস ম্যানেজমেন্ট একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হয়ে উঠেছে। অনেক প্রতিষ্ঠান এখন তাদের কর্মীদের দূর থেকে কাজ করার অনুমতি দিচ্ছে। যদিও রিমোট অফিস ম্যানেজমেন্ট-এ কর্মী ব্যবস্থাপনার বেশকিছু সমস্যা রয়েছে। কর্মী ব্যবস্থাপনায় রিমোট অফিস ম্যানেজমেন্ট এর কিছু সাধারণ সমস্যা-

দূরত্ব যোগাযোগে প্রভাব ফেলে:

যদিও প্রযুক্তি আমাদের যোগাযোগে জাদুকরী পরিবর্তন এনে দিয়েছে, তারপরও শারীরিক যোগাযোগ বা সরাসরি যোগাযোগ সবসময়ই বেশি কার্যকরী। কখনও কখনও দূর থেকে কাজ করার ফলে কর্মী ব্যবস্থাপনা কঠিন হয়ে পড়ে। এর অন্যতম প্রধান কারণ হলো ভালোভাবে যোগাযোগ বজায় রাখতে না পারা।
রিমোট অফিস ম্যানেজমেন্ট এর একটি বড় চ্যালেঞ্জ হলো, অনেক সময় কিছু কর্মী যোগাযোগের দূরত্বের কারণে কিছু বিষয়ে ছাড় দিয়ে দেন এবং কাজের মানেও সেটার প্রভাব পড়ে। এটা প্রতিনিয়ত হতে থাকলে প্রতিষ্ঠানের জন্য ক্ষতির কারণ হতে পারে।

তথ্যের নিরাপত্তাজনিত ঝুঁকি:

দূরবর্তী অফিস পরিচালনার অন্যতম প্রধান সমস্যা হলো প্রতিষ্ঠানের স্পর্শকাতর তথ্যের নিরাপত্তা বিধান করা। কারণ, রিমোট অফিস হওয়ায় তথ্য, ডকুমেন্ট ও কাজের ফাইল বিভিন্ন মাধ্যমে লেনদেন হয়ে থাকে। এখানে নিরাপত্তাজনিত ঝুঁকির ব্যাপার থাকতেই পারে। অনেক সময় ভুল মাধ্যমে বা চ্যানেলে ফাইল শেয়ার করার ফলে কোম্পানির অনেক গুরুত্বপূর্ণ ডেটা বেহাত হয়ে যায়। যেটা বিরাট ক্ষতির কারণ হতে পারে।

রিমোট কর্মী ব্যবস্থাপনায় প্রযুক্তিগত সমস্যা:

যদিও এই প্রযুক্তির হাত ধরেই আমরা রিমোট অফিস ম্যানেজমেন্ট এর সাহস দেখাই, তবুও এই প্রযুক্তির সমস্যাই আবার কাল হতে পারে! কারণ, প্রযুক্তি ডাউন হলে বা বিচ্ছিন্ন হলে আপনার কিছুই করার থাকে না। যেমন- রিমোট কর্মী ব্যবস্থাপনায় নিরবিচ্ছিন্ন ইন্টারনেট সেবা নিশ্চিত করাটা সবচেয়ে জরুরি। এখন কোন কারণে যদি এই ইন্টারনেট বিচ্ছিন্ন হয়ে যায় বা দুর্যোগের কারণে বন্ধ হয়ে যায়, তাহলে রিমোট অফিস ম্যানেজমেন্ট এর পুরো প্রক্রিয়াই বিফল হতে পারে!

কর্মীদের কাজ তদারকি করা কিছুটা কঠিন হতে পারে:

কর্মী ব্যবস্থাপনার বড় চ্যালেঞ্জ হলো তাদের কাজের মান ও কাজের পরিমান পর্যবেক্ষণ করা। রিমোট অফিস ম্যানেজমেন্ট বা দূরবর্তী অফিস পরিচালনা করার সময় আপনি অনেক সময় কর্মীদের কর্মক্ষমতা পর্যবেক্ষণ করতে কিছুটা জটিলতা ফেস করবেন। এই জায়গায় একজন মালিকের একটু বেশি সচেতন থাকতে হতে পারে।

কাজের প্রতি কর্মীদের মনোযোগ বজায় রাখা:

রিমোট অফিস ম্যানেজমেন্ট এর সময় কাজের প্রতি কর্মীদের মনোযোগ বজায় রাখাটা কিছুটা কঠিন হতে পারে। হবে সঠিকভাবে কর্মী ব্যবস্থাপনার করলে এই সমস্যা থেকে মুক্তি পাওয়া কঠিন নয়।

রিমোট অফিস ম্যানেজমেন্ট-এ কর্মী ব্যবস্থাপনার সমস্যাগুলোর সমাধান

রিমোট অফিস ম্যানেজমেন্ট-এ কর্মী ব্যবস্থাপনার সমস্যা যেমন আছে তেমনি আছে সামাধান। এই সমস্যাগুলোর সমাধানের জন্য বিভিন্ন পদক্ষেপ নেওয়া যেতে পারে। কিছু সাধারণ সমস্যার সহজ সমাধান জেনে নেই।

কর্মী ব্যবস্থাপনার জন্য এইচআর সফটওয়্যার ব্যবহার করুন:

প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের কর্মক্ষমতা, সে অনুযায়ী দৈনন্দিন কাজের লক্ষ্য নির্ধারণ করা, নিয়মিত কাজের আপডেট আদান প্রদান করা সহ কর্মী ব্যবস্থাপনার জন্য ভালো মানের এইচআর সফটওয়্যার ব্যবহার করুন। এতে করে অফিসের কাজের তদারকি করা অনেক সহজ হয়ে যায়।
বাংলাদেশি কোম্পানির জন্য এমনই একটি সেরা এইচআর সফটওয়্যার হলো হাজিরা। হাজিরা’য় কর্মী ব্যবস্থাপনা অনেক সহজ ও সাশ্রয়ী। 

কেনো হাজিরা?

• হাজিরা HR ম্যানেজমেন্ট সংক্রান্ত একটি ক্লাউডভিত্তিক সফটওয়্যার বা অ্যাপ্লিকেশন। প্রতিষ্ঠান এবং প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের সকল তথ্য হাজিরা’তে সংরক্ষিত থাকবে, তাই ডেটা হারিয়ে যাওয়ার ভয় থাকবে না।
• হাজিরা অ্যাপটি মোবাইলের জন্য অ্যান্ড্রয়েড ও আইওএস ভার্সন এবং ওয়েবের জন্য ওয়েব ভার্সন আলাদাভাবে পাওয়া যায়। পাশাপাশি এইচআর ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারটি সহজ বাংলা এবং ইংরেজি দুটি ভাষাতেই এভেইলেবল।
• হাজিরা’য় ছোট, মাঝারি বা বড় ব্যবসার জন্য শিফট প্ল্যানিং সুবিধা রাখা হয়েছে। হাজিরা’র ওয়েব অ্যাপ্লিকেশনটি ব্যবহার করে শিফট প্ল্যান করা এখন খুব সহজ।
• কর্মীদের প্রতিদিনের অফিস টাইম এবং কাজের সময়ের নির্ভুল রেকর্ড রাখতে ব্যবহার করুন হাজিরা। হাজিরা অ্যাপের ‘ইন-আউট টাইম ক্লক’ ফিচারে থাকছে কর্মীদের উপস্থিতির পাশাপাশি অফিস নোটিস এবং নির্দেশনা শেয়ার করার সুবিধা।
• হাজিরা’র লিভ ম্যানেজমেন্ট ফিচারটি থেকে প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের জেনারেল লিভ, পেইড বা আনপেইড লিভ, লিভ ব্যালেন্স, লিভ অ্যাপলিকেশন সাবমিট এবং লিভের অনুমোদন হয়েছে কিনা, এই সবকিছুর ওয়ান-স্টপ সার্ভিস পেয়ে যাবেন!

এছাড়া রিমোট কর্মী ব্যবস্থাপনায় টোগল ট্র্যাক, ওয়ার্কভাইব, টেলিয়ো ইত্যাদি টুলগুলো কর্মীদের কাজের সময় এবং কার্যক্রম ট্র্যাক করতে সক্ষম।

উন্নত যোগাযোগের মাধ্যম দূরত্ব কমাবে:

রিমোট অফিস ম্যানেজমেন্ট এর সবচেয়ে বড় চ্যালেঞ্জ জয় করতে হলে যোগাযোগের উন্নত মাধ্যম ব্যবহার করতে হবে এবং প্রতিদিন সময় মতো সকলের কাজের আপডেট নিতে হবে। প্রতিষ্ঠানের রিমোট কর্মী ব্যবস্থাপনার জন্য নিয়মিত মিটিং, ভিডিও কনফারেন্স মিটিং এবং ইনস্ট্যান্ট মেসেজ আদান প্রদান করে কর্মীদের সাথে যোগাযোগ বজায় রাখতে হবে।
আর এজন্য ব্যবহার করতে হবে উন্নত মানের ভার্চুয়াল যোগাযোগের প্রযুক্তি। যেমন- স্ল্যাক, মাইক্রোসফট টিমস, জুম, গুগল মিট ইত্যাদি। এই সবগুলোই রিমোট বা দূরবর্তী কর্মী ব্যবস্থাপনায় যোগাযোগ, ভিডিও কনফারেন্স এবং ইনস্ট্যান্ট মেসেজিংয়ের জন্য দুর্দান্ত অপশন!

কর্মীদের কাজের প্রতি মনোযোগ বাড়াবেন যেভাবে:

নিয়মিত মিটিং করা, সুনির্দিষ্ট লক্ষ্য নির্ধারণ করা, সেই লক্ষ্য পূরণে উৎসাহ দেয়া এবং কর্মীদের জন্য সহায়ক প্রযুক্তি ও সুযোগ সুবিধা প্রদান করে তাদের উজ্জীবিত রাখার ব্যবস্থা করতে হবে। এছাড়া ফোকাসমেট, ফরেস্ট অ্যাপ ইত্যাদি অ্যাপগুলো কাজের বিভ্রান্তি কমিয়ে মনোযোগ ধরে রাখতে সাহায্য করে।

তথ্যের নিরাপত্তাজনিত ঝুঁকি কমাবেন যেভাবে:

রিমোট অফিস ম্যানেজমেন্ট এর জন্য অবশ্যই ডকুমেন্ট সংরক্ষণের জন্য শক্তিশালী পাসওয়ার্ড প্রয়োগ করতে হবে, ডেটা এনক্রিপ্ট করতে হবে। এর পাশাপাশি প্রতিষ্ঠনের কর্মীদের তথ্য নিরাপত্তা সংক্রান্ত প্রশিক্ষণ প্রদান করে তথ্যের নিরাপত্তা নিশ্চিত করতে হবে।
রিমোট কর্মী ব্যবস্থাপনা ও তাদের কাজের জন্য ড্রপবক্স, গুগল ড্রাইভ, ওয়ান ড্রাইভ ইত্যাদি প্ল্যাটফর্মগুলো এনক্রিপ্টেড ডেটা স্টোরেজ এবং অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণের ব্যবস্থা প্রদান করে।

রিমোট কর্মী ব্যবস্থাপনায় প্রযুক্তিগত সমস্যা সামলাবেন যেভাবে:

কর্মীদের প্রয়োজনীয় প্রযুক্তি এবং সহায়তা প্রদান করে প্রযুক্তিগত সমস্যা সমাধান করতে হবে। রিমোট কর্মী ব্যবস্থাপনায় নিরবিচ্ছিন্ন ইন্টারনেট সেবা নিশ্চিত করতে হবে। এর পাশাপাশি রিমোট কর্মী ব্যবস্থাপনার জন্য টিম ভিউয়ার, জোহো অ্যাসিস্ট ইত্যাদি টুলগুলো রিমোট কারিগরি সহায়তা প্রদানের জন্য খুব ভালো।

রিমোট অফিস ম্যানেজমেন্টের মাধ্যমে কর্মী ব্যবস্থাপনায় সম্ভাবনা

রিমোট অফিস বাংলাদেশের প্রতিষ্ঠানগুলোর কর্মী ব্যবস্থাপনার জন্য সম্ভাবনায় ভরা! কীভাবে? চলুন দেখি-

• রিমোট অফিস ম্যানেজমেন্ট কর্মী ব্যবস্থাপনার খরচ কমায়।
• এমপ্লয়িদের কাজ ও ব্যক্তিগত জীবনের মধ্যে ভালো সমন্বয় তৈরি করে।
• কর্মীদের হীনমন্যতা কমাতে পারে।
• কাজের উৎপাদনশীনতা বাড়ায়।
• মালিকের অবকাঠামোগত খরচ কমায়।
• অনাকাঙ্ক্ষিত কর্মঘন্টা নষ্টের হাত থেকে মুক্তি মেলে।

বোঝাই যাচ্ছে, রিমোট অফিস ম্যানেজমেন্টের মাধ্যমে কর্মী ব্যবস্থাপনায় সম্ভাবনাও কম নয়। কারণ, সারা বিশ্বে এখন রিমোট অফিস ম্যানেজমেন্ট জনপ্রিয় এবং পরীক্ষিত। আর বাংলাদেশের বাস্তবতায় এটি আরও বেশি সম্ভাবনার। অতিরিক্ত জ্যামের কারণে প্রতিদিন কত শত কর্মঘন্টা নষ্ট হয় তার হিসেব নেই!