অফিসে কাজের পরিবেশ ভালো রাখতে HR প্রফেশনালদের করণীয়

কর্মক্ষেত্রে বা অফিসে কাজের পরিবেশ কী?

কর্মক্ষেত্র বলতে একটি জায়গা বোঝায়, যেখানে কর্মীরা বা এমপ্লয়িরা পেশাগত কাজ করেন। এই জায়গাটি ফিজিক্যাল হতে পারে আবার ভার্চুয়ালও হতে পারে। আর এই কর্মক্ষেত্র বা অফিসে কাজের পরিবেশ বলতে এমন কিছু উপাদানের সমন্বয়কে বোঝানো হয়, যেগুলো অফিসের কর্মীদের শরীর ও মনের উপর প্রভাব ফেলে। এই উপাদানগুলো মধ্যে পড়তে পারে-

• অফিসের নিয়ম নীতি
• কোম্পানির এইচআর পলিসি
• কোম্পানির মূল্যবোধ
• অভ্যন্তরীণ রাজনীতি (ইন-হাউস পলিটিক্স)
• কর্মীদের মাঝে অভ্যন্তরীণ সম্পর্ক (এমপ্লয়ি রিলেশন)
• কর্মীদের শারীরিক ও মানসিক নিরাপত্তা
• অবকাঠামোগত বিভিন্ন দিক, যেমন- বসার চেয়ার থেকে বাথরুমের পরিস্থিতি! ইত্যাদি।

সাধারণভাবে এই উপাদানগুলোর সমন্বয়কে আমরা কর্মক্ষেত্রে বা অফিসে কাজের পরিবেশ বলতে পারি। এগুলো একসাথে একটি অফিসের কাজের পরিবেশ তৈরি করে। এগুলোর কম প্রয়োগ, অতি প্রয়োগ কিংবা এক বা একাধিক উপাদানের অনুপস্থিতি কর্মক্ষেত্রে বা অফিসে কাজের পরিবেশ নষ্ট করতে পারে।

ভালো কাজের পরিবেশ কেমন হতে পারে?

ভালো কাজের পরিবেশ হলো, যেখানে কর্মীরা নিরাপত্তা, বিশ্বাস, সাহায্য সহযোগিতা, জবাবদিহীতা, সাম্য এবং ক্যারিয়ারের উন্নতির আশ্বাস পায়। যদিও এই সকল বিষয়ই খুব বেশি বিমূর্ত বা অ্যাবস্ট্রাক্ট, তাই সহজে বোঝার জন্য এভাবে দেখুন-

অফিসের নিয়ম নীতি, কোম্পানির এইচআর পলিসি, কোম্পানির মূল্যবোধ, অভ্যন্তরীণ রাজনীতি (ইন-হাউস পলিটিক্স), কর্মীদের মাঝে অভ্যন্তরীণ সম্পর্ক (এমপ্লয়ি রিলেশন), কর্মীদের শারীরিক ও মানসিক নিরাপত্তা, অবকাঠামোগত বিভিন্ন দিক (বসার চেয়ার থেকে বাথরুমের পরিস্থিতি!) ইত্যাদির একটি ভালো ব্যালেন্স বা সমন্বয়ই একটি কর্মক্ষেত্রে বা অফিসে ভালো কাজের পরিবেশ (Good Work Environment) নিশ্চিত করতে পারে।

অফিসে কাজের পরিবেশ ভালো রাখতে এইচআর অফিসার কী করবেন?

কর্মক্ষেত্রে বা অফিসে কাজের পরিবেশ ভালো রাখতে একজন এইচআর ম্যানেজার বা হিউম্যান রিসোর্স ম্যানেজমেন্ট টিমের দায়িত্ব সবচেয়ে বেশি। তবে এর সাথে মালিক ও ম্যানেজমেন্ট এর সদস্যদেরও সদিচ্ছা থাকতে হবে এবং তাদেরও কাজ করার অনেক জায়গা রয়েছে। আর এ সংক্রান্ত সকল কাজের সেট-আপ ঠিক করেন এক বা একাধিক এইচআর ম্যানেজার। তাই আমরা এখন জানবো, অফিসে কাজের পরিবেশ ভালো রাখতে একজন এইচআর অফিসার এর অবশ্য করণীয় কাজ কী কী?

কোম্পানির মূল্যবোধ যথার্থভাবে কর্মীদের মাঝে তুলে ধরতে হবে

প্রতিটি কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের আলাদা আলাদা মূল্যবোধ বা ভ্যালু থাকে। প্রতিষ্ঠানের মূল্যবোধগুলোকে কর্মীদের মাঝে ছড়িয়ে দিতে একজন এইচআর অফিসারকে নেতৃত্বের ভূমিকায় আসতে হয়। তিনি এই বিষয়গুলোর গুরুত্ব তুলে ধরবেন এবং এগুলো প্রতিষ্ঠিত করতে বিভিন্ন উদ্যোগ নেবেন। তাহলে অফিসের বাকি এমপ্লয়িরা অনুপ্রাণিত হয়ে সেই মূল্যবোধের অনুশীলন করবেন।

মনে রাখতে হবে, কোম্পানির শক্ত মূল্যবোধ ও লক্ষ্য কর্মীদের ভেতর অনুপেরণা হিসেবে কাজ করে। সেটা তৈরি করাটাই একজন এইচআর অফিসার এর কাজ। এজন্য কোম্পানির সুস্পষ্ট মূল্যবোধ বা ভ্যালু এবং লক্ষ্য বিভিন্ন কার্যক্রমের মাধ্যমে তুলে ধরে অফিসে কাজের পরিবেশ ভালো রাখতে হবে।

নতুন কর্মী বাছাই ও নিয়োগে আরও সতর্ক হতে হবে

একজন এইচআর অফিসার এর প্রধান কাজ হলো প্রতিষ্ঠানের জন্য লোকবল নিয়োগ দেয়া। আর এখানে তাকে তার আসল যোগ্যতার প্রমাণ রাখতে হয়। এক্ষেত্রে একজন এইচআর অফিসারকে কিছু বিষয় খেয়াল রাখতে হয়-

• প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজন ও কালচার অনুপাতে লোকবল বাছাই করা।
• দক্ষ, পরিশ্রমী ও সৎ কর্মী বাছাইয়ের চেষ্টা করা।
• নিয়োগ প্রাপ্ত কর্মীকে সঠিক সুযোগ সুবিধা দেয়ার পাশাপাশি প্রতিষ্ঠানের লক্ষ্য ও মূল্যবোধ সম্পর্কে পরিস্কার ধারণা দেয়া।

একজন বা একধিক কর্মীর অপ্রত্যাশিত আচরণ পুরো টিমের উপর প্রভাব ফেলে। তাই অফিসে কাজের পরিবেশ ভালো রাখতে একজন এইচআর অফিসার বা ম্যানেজারকে নতুন কর্মী বাছাই ও নিয়োগে আরও সতর্ক হতে হবে।

এইচআর অফিসারকে ভালো এইচআর সফটওয়্যার ব্যবহার করতে হবে

প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের সময় ব্যবস্থাপনার বা টাইম ম্যানেজমেন্টের জন্য ভালো হিউম্যান রিসোর্স ম্যানেজমেন্ট টুল ব্যবহার করতে হবে। বাংলাদেশি কোম্পানির জন্য সেরা এইচআর সফটওয়্যার বাছাই করতে হবে। যেখানে একটি প্ল্যাটফর্মেই আপনি আপনার সকল কর্মীদের উপস্থিতি থেকে রিপোর্ট, সকল সাপোর্ট পাবেন। এমনই একটি সহজ ও সাশ্রয়ী এইচআর সফটওয়্যার হাজিরা।
একজন এইচআর অফিসার বা ম্যানেজারের জটিল কাজকে সহজ করতে বেছে নিন হাজিরা সফটওয়্যার। অফিসে কাজের পরিবেশ ভালো রাখতে কেনো হাজিরা সাজেস্ট করছি সেটাও দেখা যাক।

• হাজিরা HR ম্যানেজমেন্ট সংক্রান্ত একটি ক্লাউডভিত্তিক সফটওয়্যার বা অ্যাপ্লিকেশন। প্রতিষ্ঠান এবং প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের সকল তথ্য হাজিরা’তে সংরক্ষিত থাকবে, তাই ডেটা হারিয়ে যাওয়ার ভয় থাকবে না।
• হাজিরা অ্যাপটি মোবাইলের জন্য অ্যান্ড্রয়েড ও আইওএস ভার্সন এবং ওয়েবের জন্য ওয়েব ভার্সন আলাদাভাবে পাওয়া যায়। পাশাপাশি এইচআর ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যারটি সহজ বাংলা এবং ইংরেজি দুটি ভাষাতেই এভেইলেবল।
• হাজিরা’য় ছোট, মাঝারি বা বড় ব্যবসার জন্য শিফট প্ল্যানিং সুবিধা রাখা হয়েছে। হাজিরা’র ওয়েব অ্যাপ্লিকেশনটি ব্যবহার করে শিফট প্ল্যান করা এখন খুব সহজ।
• কর্মীদের প্রতিদিনের অফিস টাইম এবং কাজের সময়ের নির্ভুল রেকর্ড রাখতে ব্যবহার করুন হাজিরা। হাজিরা অ্যাপের ‘ইন-আউট টাইম ক্লক’ ফিচারে থাকছে কর্মীদের উপস্থিতির পাশাপাশি অফিস নোটিস এবং নির্দেশনা শেয়ার করার সুবিধা।
• হাজিরা’র লিভ ম্যানেজমেন্ট ফিচারটি থেকে প্রতিষ্ঠানের কর্মীদের জেনারেল লিভ, পেইড বা আনপেইড লিভ, লিভ ব্যালেন্স, লিভ অ্যাপলিকেশন সাবমিট এবং লিভের অনুমোদন হয়েছে কিনা, এই সবকিছুর ওয়ান-স্টপ সার্ভিস পেয়ে যাবেন!

প্রশিক্ষণের মাধ্যমে কর্মীদের দক্ষতা বাড়াতে হবে

অফিসে কাজের পরিবেশ শতভাগ ভালো হবে তখনই যখন প্রতিষ্ঠানের কর্মীরা দক্ষ হবেন। তাই এইচআর অফিসার এর অন্যতম প্রধান কাজ হলো, কোম্পানির সাথে সংশ্লিষ্ট বিভিন্ন বিষয়ের উপর প্রশিক্ষণ আয়োজনের উদ্যোগ নেয়া। এটা হতে পারে কোন টিমের জন্য আবার হতে পারে কোন একক এমপ্লয়ির জন্য। এই কাজে খরচ হলে সেটা মালিক বা ম্যানেজমেন্ট এর সদস্যদের প্রশিক্ষণের গুরুত্ব বুঝিয়ে ব্যবস্থা করতে হবে।

নিজেকে প্রযুক্তির সাথে আপ-টু-ডেট রাখতে হবে

বর্তমানে একজন এইচআর অফিসার বা ম্যানেজারের কাজ শুধু নিয়োগ দেয়া আর বেতন দেয়ার মাঝে সীমাবদ্ধ নয়। তাদের নানাবিধ কাজের সাথে জড়িত থাকতে হয়। একটি অফিসে কাজের পরিবেশ রক্ষা করতে তাকে যোগাযোগ ও তথ্য প্রযুক্তিতে সবসময় আপ-টু-ডেট থাকতে হয়।

যেমন- প্রতিষ্ঠানের কর্মী ব্যবস্থাপনার জন্য এইচআর সফটওয়্যার যেমন- ‘হাজিরা’ ব্যবহার করা, প্রতিদিনের অফিসের খরচের হিসাব রাখতে অ্যাকাউন্টিং টুল হিসেবে ‘হিসাবপাতি’ অ্যাপের ব্যবহার করা। এছাড়া রিমোট কর্মী ব্যবস্থাপনায় টোগল ট্র্যাক, ওয়ার্কভাইব, টেলিয়ো ইত্যাদি টুলগুলো ব্যবহার করে কর্মীদের কাজের সময় এবং কার্যক্রম ট্র্যাক করতে পারা। অফিসের প্রফেশনাল যোগাযোগের জন্য মেইল, হোয়াটসআপ, স্ল্যাক, জুম, গুগল মিট ইত্যাদির স্বচ্ছন্দ ব্যবহার করতে পারা ইত্যাদি।

অফিসে কাজের পরিবেশ আরামদায়ক ও কর্মীবান্ধব করতে হবে

অফিসটিকে কর্মীদের জন্য আরামদায়ক করে তৈরি করতে হবে। অবকাঠামোগত কোনো পরিবর্তন লাগলে করতে হবে। একজন এমপ্লয়ির তার দিনের তিনটি প্রহর বা প্রায় ৯ ঘন্টা এখানে কাটাবেন, এজন্য তাকে একটি আরামদায়ক ও কর্মীবান্ধব পরিবেশ দিতে হবে। এটি এইচআর অফিসার বা ম্যানেজারের জন্য বড় একটি চ্যালেঞ্জ।

যেমন, কর্মীদের জন্য পরিচ্ছন্ন বাথরুম, নারী কর্মীদের জন্য আলাদা বাথরুম, বসার জন্য আরামদায়ক চেয়ার টেবিল, মনোযোগ ধরে রাখতে শব্দ প্রতিরোধী ব্যবস্থা, প্রয়োজনীয় উপকরণ ইত্যাদি। মানে অফিসে কাজের পরিবেশ এমন হতে হবে যেন একজন কর্মী কাজ করার সময় বিরক্ত হয়ে না থাকেন। তাহলে অফিসে কাজের পরিবেশ ভালো থাকবে এবং কর্মীরা আরও উৎপাদনশীল হয়ে উঠবেন।

যোগাযোগে স্বচ্ছতা এবং মত প্রকাশের পরিবেশ দিতে হবে

এমপ্লয়ি ও মালিক বা ম্যানেজমেন্টের সাথে যোগাযোগে স্বচ্ছতা আনতে হবে। একজন এইচআর অফিসার হবেন অফিসের যোগাযোগের কেন্দ্র। তার কাছে সকলেই আসবেন। তাই যোগাযোগে স্বচ্ছতা থাকা চাই। এক্ষেত্রে অপ্রয়োজনীয় গোপনীয়তা পরিহার করতে হবে।

পাশাপাশি কর্মীদের মতামত প্রকাশের পরিবেশ নিশ্চিত করতে হবে। তাহলে তারা তাদের বেস্ট ইফোর্ট দিয়ে কাজে মনোনিবেশ করতে পারবেন এবং প্রয়োজনীয় মতামত দিয়ে প্রতিষ্ঠানের কল্যাণে কাজ করে যাবেন। এতে করে তারা নিজেদের মূল্যবান মনে করবেন, এটাও অফিসে কাজের পরিবেশ ভালো রাখতে সহায়তা করে।

ভালো কাজের স্বীকৃতি ও পুরস্কারের ব্যবস্থা করতে হবে

কোন কর্মী ভালো কোন কাজ করলে বা কোম্পানির জন্য কোনো অর্জনে ভূমিকা রাখলে সেটার স্বীকৃতি দেয়ার ব্যবস্থা করতে হবে। কাজের প্রশংসার পাশাপাশি তাকে বা তাদেরকে পুরস্কার দেয়া যেতে পারে। এতে করে যেমন তার উৎসাহ পায় তেমনি বাকিরাও কাজের প্রতি আর মনোযোগী হয়। এই কাজে এইচআর অফিসার এর ভূমিকা সবার আগে।

দক্ষতা, সততা ও কাজের প্রতি আন্তরিকতা দেখে বেতন বাড়ানোর সুপারিশ করতে হবে

এমপ্লয়িদের রিপোর্ট এইচআর অফিসার বা ম্যানেজার তৈরি করেন। তার কাছেই অনেক সময় ম্যানেজমেন্ট জানতে চায়, কর্মীদের অবস্থা কেমন? তাই দক্ষতা, সততা ও কাজের প্রতি আন্তরিকতা দেখে কর্মীদের বেতন বাড়ানোর সুপারিশ করতে হবে। যোগ্য কর্মীরা যোগ্য অবস্থানে থাকলে তারাই অফিসে কাজের পরিবেশ ভালো রাখতে সহায়তা করবেন।

এমপ্লয়িদের কর্মজীবন ও ব্যক্তিজীবনের মধ্যে সমন্বয় সাধন করা

এই দায়িত্ব একা এইচআর অফিসার এর নয়। এখানে কর্মীদেরও বিরাট ভূমিকা আছে। তবে অফিসে কাজের পরিবেশ ভালো রাখতে হলে সকলের কর্মজীবন ও ব্যক্তিজীবনের মধ্যে সমন্বয় সাধন করতে হবে। এখানে এইচআর অফিসারও একজন কর্মী মাত্র!

বাড়তি চাপ, অগোছালো কাজের চাপ, অপ্রয়োজনীয় কড়াকড়ি ইত্যাদি যেন কর্মীদেরকে ক্লান্ত করে না ফেলে। টিমের নেতৃত্বে যারা আছেন তাদের সাথে মাঝেমাঝে মিটিং করতে হবে, যাতে তারা তাদের টিমের সকলের কর্মজীবন ও ব্যক্তিজীবনের খোঁজ খবর রাখেন। প্রয়োজনে পরামর্শ বা সাহায্যের হাত বাড়িয়ে দেন। টাইম ম্যানেজমেন্ট কর্মজীবনের সফলতার মূল মন্ত্র, এটি যেন তারা তাদের বোঝাতে সক্ষম হন।

কর্মীদের উপস্থিতি ও ছুটি সংক্রান্ত নির্ভুল রেকর্ড রাখতে হবে

এই বিষয়টি যদিও এইচআর সফটওয়্যার ব্যবহার করেই একজন এইচআর অফিসার ম্যানেজ করতে পারেন, তবুও আলাদা করে বলার কারণ আছে। এই ছোট্ট বিষয়টিকে কেন্দ্র করে অনেক সময় ভুল বোঝাবুঝির সৃষ্টি হয়। কারণ, কর্মীরা ছুটি ও উপস্থিতির ব্যাপারে বেশিরভাগ সময় উদাসীন হয়ে থাকেন। যখন রিপোর্ট পান তখন তাদের নিজেদের মেনে নিতেই কষ্ট হয়। আবার একিভাবে, বেশি কড়াকড়ি করে এইচআর অফিসার যখন হিসাব টানেন তখনও ঝামেলা তৈরি হতে পারে।

তাই পুরো বিষয়টি সহ কর্মী ব্যবস্থাপনার পুরো কাজটির জন্য এইচআর সফটওয়্যার ‘হাজিরা’ ব্যবহার করুন। আর ছুটি এবং উপস্থিতির ব্যাপারটি এমপ্লয়িদের নিজেদের নিয়ন্ত্রণে দিয়ে দিলেই সবচেয়ে ভালো। এতে করে কর্মীদের উপস্থিতি ও ছুটি সংক্রান্ত নির্ভুল রেকর্ড সয়ংক্রিয়ভাবে ইনপুট ও আপডেট হবে। কারও ভুল বোঝার ঝামেলা থাকবে না। অফিসের কাজের পরিবেশও থাকবে ঝঞ্ঝাট মুক্ত!